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168. 二零零五年九月二十七日,房屋署寄出記錄派遞郵件予投訴人,着他參與面談。同月二十八日及二十九日,新界某分區派遞局郵差曾兩次上門派遞該郵件不果,遂在投訴人信箱留下通知咭,着他前往區內某郵政局(甲郵政局)領取。由於投訴人未於十四日指定限期內領取該記錄派遞郵件,郵政署遂在十月十五日把該郵件退回房屋署。

169. 二零零六年一月十八日及二月三日,投訴人兩度向甲郵政局查詢。該局局長告知他上述記錄派遞郵件已退回房屋署,並分別在上述日子協助他填寫郵件查詢表格索取退件證明。雖然投訴人索取退件證明的要求成功轉介至郵政署郵件查詢組跟進,但由於隨後的傳真傳遞失誤,郵政署郵件派遞科沒有收到郵件查詢組轉介該查詢表格,亦沒有就投訴人索取掛號信退件一事給予回覆。

170. 投訴人因此向申訴專員提出投訴。投訴人除投訴其他部門外,還指郵政署沒有回覆投訴人有關索取記錄派遞郵件退件證明的要求。

171. 申訴專員認為郵政署沒有就投訴人要求上述記錄派遞郵件退件證明作出回覆,確有失誤。因此,申訴專員認為,對郵政署的投訴成立。

172. 郵政署已接納申訴專員的建議及採取下列措施—(a) 郵政署於二零零六年七月十九日因未有向投訴人提供退件證明一事向投訴人發信道歉;及(b) 郵政署郵件查詢組已由二零零六年三月三十日起改以電郵方式,將查詢個案轉介有關單位(如郵件派遞科)跟進處理。 倘接收個案的單位在三天內未有確認收妥有關轉介個案,郵件派遞組便會聯絡接收個案單位,以確保個案轉介無誤,採取適當的跟進行動。