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190. 投訴人是一家工程公司,不滿職業訓練局(職訓局)在某次招標過程中- (a) 邀請供應商競投供應一套烘製麵包爐具(共四項器具)的時間過短;及(b) 送貨日期太緊迫。

191. 投訴人指該局在招標前可能已經和某供應商(甲公司)達成共識。

192. 職訓局轄下專業教育學院某分校因舉辦開放日暨周年慶祝活動,急需該套爐具,於是邀請11家供應商競投。由於時間緊迫,該局在適當授權下把截標期限由五個工作天縮短至三天。然而,由於截標及送貨日期太緊迫,大部分供應商都無法投標。甲公司在這情況下處於優勢,因為分校職員於較早前曾參觀甲公司,知道該公司備有存貨。

193. 甲公司其實提交了兩份標書- (a) 第一份在截標之前提交,但標書沒有包括攪拌器的報價,而另一項器具(乙項)的送貨日期則過了職訓局訂明的期限;及(b) 第二份(即補充報價單)在截標之後提交,這份標書涵蓋所有器具,但更改了乙項的送貨日期,同時註明攪拌器的送貨日期是「預計約六至八星期」。

194. 申訴專員注意到,甲公司第一份標書中關於乙項的送貨日期不符合招標規格,而且沒有為攪拌器報價。此外,職訓局亦允許該公司在截標後提交補充報價單。

195. 然而,甲公司的第二份標書列出的攪拌器也未能完全符合指定的送貨日期。雖然職訓局堅稱已經與該公司達成依時送貨的口頭協議,但並沒有任何記錄佐證,反而職訓局購貨訂單夾附的甲公司第二份標書及確認訂貨通知,均有註明攪拌器會延遲送貨。

196. 甲公司結果並沒有依時送交攪拌器予分校,只是暫借另一型號的攪拌器給該校使用,直至指定的攪拌器可以送貨為止。

197. 因此,投訴人懷疑職訓局與甲公司在招標前已有默契,並非無理。

198. 申訴專員認為,這次招標過程並不公平。甲公司獲准提交補充報價單,而且攪拌器的送貨日期不符合規定,而需借出不同型號的攪拌器予分校暫用,因此,甲公司確實較其他投標者獲得優待。 這次事件顯示有人不遵守職訓局的招標程序。假如該局在籌備活動(特別是校慶活動)時有較周詳的計劃,應可避免倉卒行事。或者,該局亦可按照採購手冊的「直接採購權」規定,因應時間緊迫而申請豁免招標。因此,對職訓局的投訴成立。

199. 職訓局已接納申訴專員的建議,並成立專責小組跟進調查報告所提建議及採取下列措施—(a) 為改善職訓局的採購制度,局方已參考政府部門、大學教育資助委員會資助高等教育院校及其他公共機構的採購慣例及程序,檢討及修訂局方現時有關澄清標書內容的守則及程序。局方現正就修訂的建議徵詢政府物流服務署的意見。待守則修訂內容落實後,局方會安排相關員工傳閱守則,並提醒員工須嚴格遵守,以及違反守則的後果;及(b) 職訓局已加強內部審查機制,抽查招標和採購事宜,確保程序妥善並保存適當文書記錄。