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5. 於一九八四年十月,城市規劃委員會(城規會)批准香港堅道 91-93號的發展計劃,但附帶兩項條件。其中一項條件要求進出該物業的車輛需使用卑利街,並達致運輸署署長滿意的程度。

6. 發展商曾提交建築圖則,表示擬開設一個由堅道經加冕臺進出新物業停車場的車輛進出口。鑑於有關建議不符合城規會訂明的條件,而且運輸署及當時的城市設計處(現為“規劃署”)提出反對,當時建築拓展署轄下的建築物條例執行處 現為 屋宇署 )於一九八五年四月拒批該份圖則。

7. 於一九八五年八月,建築物條例執行處批准有關發展的修訂建築圖則。該圖則顯示車輛會經由卑利街進出該物業,符合城規會訂明的條件,而城市設計處及運輸署亦沒有提出反對。該圖則顯示沒有車輛進出口往堅道。

8. 於一九八八年十一月,當時屋宇地政署轄下的建築物條例執行處 現為 屋宇署 )接獲另一套修訂圖則,當中顯示新物業在加冕臺沿路會有一個通口。該處認為,該項修訂符合城規會訂明的條件,因為圖則沒有顯示會對先前已批准經卑利街的車輛進出口作任何改動,而擬設於加冕臺沿路的通口並不是作車輛進出的用途。該通口的淨闊度約為 3.5米,而正常供車輛使用的進出口的闊度應為 6米。此外,《建築物條例》並沒有禁止這類通口的設置。為此,該處沒有徵詢城市設計處或運輸署的意見,並批准有關修訂圖則。

9. 該物業於一九九零年落成時,雖然已按照批准於卑利街設置車輛進出口,但在落成後,有些業主卻為求方便而使用加冕臺沿路的通口從物業的停車塲進出堅道。該物業其中一位住戶認為這個情況對他造成滋擾,遂於二零零四年四月向申訴專員投訴。

10. 申訴專員認為,基於城規會所訂明的條件,以及城市設計處及運輸署先前就擬議經加冕臺前往堅道的車輛進出口所提的反對意見,該份顯示於沿加冕臺會有一個通口的修訂圖則應會引起當時的建築物條例執行處關注,促使其如先前一樣,徵詢城市設計處和運輸署的意見,並徵詢法律意見。申訴專員認為處方在建築圖則的審批事宜上,做法未能一致或有所遺漏。

11. 屋宇署接納申訴專員的建議,並已修訂跨部門的轉介程序,規定屬員須將所有受規劃條件限制的修訂圖則均轉介規劃署,以徵詢意見。有關修訂的轉介程序,已載於部門的內部作業備考,並發給所有有關人員。在審批建築圖則時,如發現法定條文或要求定義含糊,屋宇署亦會徵詢法律意見。