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民政總署轄下其中一個民政處會就某一事項諮詢區內居

156.民。其後,投訴人A先生及B先生各自收到五封內容完全相同的函件,通知他們有關的結果。投訴人認為民政處職員處事馬虎,浪費資源。

157. 在這宗個案中,民政處曾發出諮詢函件予某大廈的住戶,包括投訴人。其後,民政處發信通知曾提出反對意見的人士有關的結果。由於當中有四人填報了A 先生居住的單位爲其住址,加上民政處職員在文書處理工作上出錯,因此A先生一共收到五封相同的函件。另有五名提出意見的人士填報了 B先生的地址為其住址,因此,他也收到五封相同的函件。此外,所有函件均沒有寫明收件人的姓名。 申訴專員公署明白民政處是基於保障私隱而向每一名提

158.出意見的人士發出函件,因此並不認為此舉是浪費資源,但民政處應在信封上正確地寫明收信人的姓名。因此,這宗投訴成立。 應申請專員建議,民政總署已採取下列行動:

159. (a) 民政總署承認,其職員在發信時沒有在信封上註明收件人的姓名,以及錯誤寄出其中一封函件,確有疏忽之處。