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184.一名合資格登記為地方選區選民的人士,在申請登記時需向選舉事務處提供他的主要居住地址。根據這地址,他會被編配到一個合適選區,以便他在區議會或立法會選舉中投票。 如果選民已搬遷到另一住址,他有責任通知選舉事務處,以便更新其登記記錄,並且就其新地址所在的位置編配合適的選區。雖然選舉事務處已經盡力宣傳,但並非所有已登記選民在搬遷後都按規定通知選舉事務處,致使選民登記冊上的資料,部份未能及時更新。

185. 在選民登記冊上保持選民最新的主要居住地址記錄是重要的。在編製臨時選民登記冊時,若選舉事務處發現某選民在選民登記冊上的住址已不再正確(例如:以往由選舉事務處寄予該選民的投票通知書因無法送遞而被郵政局退回選舉事務處),選舉事務處將會根據法例規定展開查訊過程,最終可能會令該選民的名字被選舉事務處從選民登記冊上剔除。

186.由於房署規定所有公屋居民必須在他們的公屋單位居住,選舉事務處認為房署是取得有關選民主要住址改動情況的一個有用資料來源,以更新選民登記冊上的記錄。在事先取得個人資料私隱專員批准的情況下,選舉事務處跟房署進行資料配對的工作,以便更新選民的地址。如需更新選民的地址,選舉事務處會把兩封「更改地址通知書」分別寄往有關選民的原本登記住址及房署提供的新住址。該等通知告知有關選民,選舉事務處將會根據房署提供的資料更新選民的住址。除非選民在收到通知後,在限定時間內回覆選舉事務處,提出不應更新他的地址,否則選舉事務處便會自動更新該選民的記錄。 投訴人婚前與家人同住於九龍某公屋單位,她在一九九

187.九年結緍後搬到新界居住,而家人則於二零零二年遷往九龍一個居者有其屋(居屋)單位。二零零零年,她除了通知房署刪除公屋戶籍外,還通知選舉事務處更新住址資料。在二零零零年的立法會選舉中,她在新界的選區投票。 房署按照選舉事務處的要求,每月向該處提供十八歲以

188.上公屋租戶和居屋住戶變動的資料。房署職員為投訴人刪除公屋戶籍後,由於沒有按既定程序,把相關文件的影印本轉交居屋中心跟進,以致居屋中心未能更新記錄,因而把錯誤資料提供予選舉事務處。根據一貫做法,選舉事務處以平郵致函投訴人的居屋地址及新界地址,通知她選舉事務處已把她的登記地址改爲居屋地址,如有更改,請她在一個月內通知選舉事務處。 由於選舉事務處沒有收到投訴人的回應,遂以房署提供的居屋地址作爲她的新地址。因此,在二零零三年區議會選舉時,選舉事務處把投訴人的選民登記地址改為其家人的居屋地址,並編配她在九龍的一個選區投票。 房署強調,涉事職員只是一時疏忽,並非蓄意向選舉事

189.務處提供不確實的資料。房署在知悉此事後,已從居屋記錄中刪除投訴人的名字,並且檢討有關的程序和採取改善措施。

190. 申訴專員認為,房署在處理投訴人刪除公屋戶籍的程序上,確有不當之處,而且沒有清楚記錄每月向選舉事務處提供的居民變動資料,以致無法查核有關記錄。

191. 因此,申訴專員認為此宗投訴成立。

192. 除了投訴房署提供不正確資料予選舉事務處外,,投訴人亦聲稱從未有收過選舉事務處的「更改地址通知書」,她認為該處擅自更改她所屬的選區並不恰當。該處在接到投訴後,已在二零零四年把她的地址恢復爲新界的地址。 由於「更改地址通知書」並非以掛號信寄出,而該處又

193.沒有把這類資料存檔,申訴專員無法查證該處有否寄出兩封通知書。申訴專員的看法是,即使該處確實寄出通知書往投訴人的新、舊地址,但該處因此斷定投訴人收到信件及知悉其內容,更假設是投訴人不回應,則有商榷之處。申訴專員認爲,該處在更新投訴人的登記住址之前,大可先主動嘗試致電或以其他方式(例如傳真)向她查證。 基於以上所述,申訴專員認為有關選舉事務處的投訴不

194.成立,但選舉事務處沒有主動查證投訴人的住址,卻是另有行政失當之處。 整體而言,這宗投訴部分成立。

196.房署及選舉事務處接納申訴專員全部的建議,並已探取以下有關措施: (a)房署已於二零零四年九月二十一日向投訴人發出道欺信; (b) 房署已於二零零四年五月十五日發出有關之屋邨管理訓令,以提醒前線人員在刪除公屋居民戶籍時,必須同時核對居民是否有居屋戶籍,並應在指定時間內盡快通知居屋中心跟進; (c) 自二零零五年一月三日開始,房署已把所有向選舉事務處提交的住戶資料,複製電子副本存檔,以供日後查核; (d)選舉事務處在翻查了過往的記錄,發現在大部分個案中,選民並無回覆選舉事務處。只有少部份受影響的選民通知選舉事務處他們在選民登記冊上的記錄不應更改。有鑑於此,自二零零五年二月開始,選舉事務處以試驗性質修改了「更改地址通知書」的內容,表示在收到選民的書面確定他的地址應予更新後,才會更新其地址記錄。但由於在新安排下,部份選民若不向選舉事務處確認他們的新地址,可能導致日後喪失投票資格,因此選舉事務處會檢討有關安排,才決定是否長期採用有關建議。選舉事務處亦會和房署研究,如何確保房署日後提供予選舉事務處的資料均屬正確。視乎檢討結果,如有關登記選民沒有就選舉事務處發出的「更改地址通知書」作出回覆,而房署確認就它所知該項地址變更的資料實屬正確,選舉事務處最終可能需要按照由房署提供的最新地址行事; (e)選舉事務處正與其他部門/機構聯絡,研究獲得選民地址的可行性,以便更新他們的登記資料;以及(f)選舉事務處將會在未來的選民登記運動加強宣傳,透過不同途徑包括海報、電台宣傳聲帶或電視宣傳片等,提醒選民應有的公民責任。