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123. 投訴人在二零零三年六月,致函產業署要求查閱該署有關某屋苑的內部資料,但沒有說明所需記錄的詳細資料。經過與投訴人互通書信,產業署向投訴人澄清了所需的資料。鑑於有關檔案的數量及性質,產業署於二零零三年八月二十日拒絕了投訴人查閱檔案的要求。投訴人遂於同年八月二十二日向申訴專員投訴產業署,沒有妥善處理他根據《公開資料守則》 《守則》 提出索取資料的要求。最後,產業署分別於二零零三年十一月二十一日及二十八日與投訴人的會面及給他的信件中,提供了部分要求的資料,並指出其他資料是該署沒有的、屬第三者資料或政府的內部會議記錄/研討等。

124. 經調查後,申訴專員對產業署決定拒絕投訴人索閱資料並無異議,但認為該署在同年十一月二十八日才發出恰當回覆給投訴人是有所延誤。因此,這宗投訴部分成立。

125. 產業署已接納及落實申訴專員的建議如下: (a) 產業署已於二零零四年二月十六日發信給投訴人致歉; (b) 產業署於二零零四年一月二十八日向公開資料主任提出應更主動履行其職務,並確保按照《守則》和部門指引,從速處理有關索取資料的要求。產業署在二零零四年二月舉行了一次經驗分享會,協助產業署員工了解《守則》的規定,並提醒各員工收到按照《守則》提出的要求,應立即轉介給公開資料主任處理;以及(c) 經修訂後有關《守則》的通告已於二零零四年五月三十一日向所有員工發出,日後亦會每季重新傳閱。