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103. 投訴人指在二零零三年一月三十日,她聯同有關的小食食肆牌照持牌人,親身到食環署辦理轉讓小食食肆牌照的申請。一名衞生督察向他們解釋有關的程序。他們於呈交申請書及身份證副本後,便離開辦事處。 其後投訴人的兄長在二零零三年三月十日致電食環署查詢情況,才獲悉持牌人已撤回申請。而且,投訴人的身份證副本已被撕毀,無法歸還給她。 投訴人遂於二零零三年三月向申訴專員投訴食環署,沒有妥善處理轉讓食肆牌照申請事宜。

104. 經調查後,食環署證實持牌人曾在二零零三年一月三十日當天稍後時間返回該署的辦事處,並告訴有關的衞生督察,他在諮詢投訴人後欲取消申請。由於申請書及有關的文件仍未存檔,有關的衞生督察在持牌人的同意下,把申請書及有關文件撕毀,並棄置於垃圾箱內。同年三月十日早上,該署接獲投訴人之兄長來電,查詢有關申請的情況。在同日下午,有關的衞生督察致電回覆投訴人解釋事件經過。

105. 食環署經了解事件後,認為有關的衞生督察確實沒有妥善處理這宗牌照轉讓申請及投訴人的身份證副本。由於有關的衞生督察誤以為持牌人已取得投訴人的協議才取消申請,因而未有再作適當跟進。因有關的衞生督察已把申請書及投訴人的身份證副本撕毀,他無法以書面通知投訴人有關申請已被取消。整體而言,食環署認為這宗個案純屬個別事件,並已就此事對有關的衞生督察作適當處分。

106. 食環署表示,在食物業牌照/許可證轉讓申請表格內,已列明轉讓人或承讓人任何一方如日後對申請提出任何更改,須以書面通知食環署及另一方。儘管如此,食環署已在二零零三年五月十二日向有關員工以電郵發出「牌照轉讓申請正確處理程序」的指引,提醒他們在申請有任何進展或結果時,須通知雙方。而且,員工須將所有轉讓牌照的申請,連同其他證明文件,妥為存檔。如無正確授權,不可銷毀有關文件。

107. 經調查後,申訴專員認為有關的衞生督察沒有依照申請表的規定,要求持牌人以書面撤回申請,亦沒有考慮投訴人是否同意撤回申請,或知會投訴人該申請已被持牌人撤回。此外,隨便棄置撕毀的申請表及身份證副本於垃圾箱,會引起個人資料可能外洩的憂慮。

108. 申訴專員亦認為食環署只規定對申請提出更改的轉讓人或承讓人以書面通知食環署及另一方,有欠穩妥。該署的食物業牌照轉讓申請指引亦沒有指示員工,須採取跟進行動以確保另一方知悉更改的事項。再者,食環署發出的行政通告並沒有指示員工,如何妥善處理載有個人資料的文件,以及明確指引員工須根據個人資料私隱專員公署發出的「身份證號碼及其他身份代號實務守則─資料使用者指引」行事。總括來說,申訴專員認為這宗投訴成立。

109. 食環署已接納及落實執行申訴專員的建議如下: (a) 食環署已於二零零三年十月二十八日發信向投訴人致歉; (b) 食環署已將該署有關「牌照轉讓申請正確處理程序」的指引納入《衞生工作守則》內; (c) 食環署已於二零零三年十月二十八日發出新修訂的行政通告第19/03號「個人資料 私隱 條例」。該通告已加入細則指示員工如何妥善處理載有個人資料的文件,及明確指引員工須根據個人資料私隱專員公署發出的「身份證號碼及其他身份代號實務守則─資料使用者指引」行事;以及