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144. 為鼓勵業主籌組法團,民政事務總署制訂了內部指引,向不少於5%業權份數的業主發出豁免證明書,以便他們可從土地註冊處免費取得一份業主名冊,作為成立業主立案法團之用。

145. 在此個案中,有兩批某屋苑的業主先後向一民政事務處 民政處要求索取豁免證明書。由於每座大廈只會獲發給這份證明書一次,民政處要求第二批業主核實其所提交的資料,才可參閱同一份業主名冊。此批業主不滿有關安排,認為民政處對其要求較第一批業主為高,遂於二零零二年十二月向申訴專員投訴。

146. 經調查後,申訴專員得悉根據民政事務總署內部指引,只要第一位提出申請的業主擁有 5%業權份數的業主支持,並簽署文件承諾業主名冊的資料只會用於成立法團、遵守《個人資料 私隱 條例》的規定、以及在民政事務總署提出要求時將業主名冊交回,該署便會發出豁免證明書,讓該名業主從土地註冊處免費取得全體業主的名冊。由於上述業主符合指引的規定,民政事務總署遂發給他一份豁免證明書。但是,其後假如再有不少於 5%業權份數的業主支持成立法團,並向該署提出申請,該署便會要求他們以召集人身份證明已積極籌備業主大會,以成立法團後,才協助他們向第一位業主索取該份業主名冊。

147. 根據《建築物管理條例》的規定,在成立法團之前,業主必須先召開業主大會委任管理委員會。而召開此業主大會的先決條件,是得到擁有不少於 5%業權份數的業主作為「召集人」。這項規定與民政事務總署的內部指引不同,該指引只要求不少於 5%業權份數的業主「支持」。就本個案而言,民政事務總署未有查核第一位業主是否得到擁有不少於 5%業權份數的業主作為「召集人」,便發出豁免證明書給他。

148. 因此,申訴專員認為民政事務總署在發出豁免證明書一事上,做法並不理想,因此,這宗投訴成立。

149. 根據申訴專員的建議,民政事務總署已採取了下述行動: (a) 民政事務總署已在二零零三年九月完成修訂有關處理申請豁免證明書的內部指引,使內容與《建築物管理條例》的規定一致。經修訂的內部指引已分發各區民政處,並即時生效。現在,申請索取豁免證明書的業主須向民政事務總署證明他們的大廈有不少於5%業權份數的業主,願意根據《建築物管理條例》召開為委任管理委員會的業主會議;以及(b) 民政事務總署的職員在處理豁免證明書申請時,會根據土地註冊處的資料,核對申請文件所載有關業主的資料。