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69. 投訴人是一名囚犯,他是某監獄一個志願樂團的成員。一九九九至二零零二年期間,他指懲教署一名職員要求該樂團成員 包括投訴人 購買樂器。投訴人於是委託一名朋友購買樂器和書本,然後以某組織的名義,捐贈或借給監獄,讓監獄內的囚犯使用。投訴人指該名懲教署職員曾向他承諾,如果樂團獲捐贈樂器,便會在二零零二年十月或之前成立詩歌班。其後,詩歌班並無成立,而投訴人亦自稱被調離樂團。

70. 投訴人於二零零二年十月向申訴專員投訴懲教署: (a) 違背承諾,沒有在他提供樂器和有關物品之後成立詩歌班;以及(b) 強逼他捐出樂器和有關物品。

71. 申訴專員向該組織的兩名牧師及投訴人的朋友了解實況後,認為不能證明該名懲教署職員曾承諾成立詩歌班,以換取投訴人的捐贈。投訴(a)項因此不成立。此外,也沒有證據指該名職員強逼投訴人捐出樂器和有關物品,因此投訴 b)項亦不成立。整體而言,這宗投訴不成立。

72. 然而,申訴專員相信該名職員知悉捐贈物實為投訴人所支付,但他既沒向院所的管方報告,亦沒有詳細記錄接收的物品。根據懲教署的記錄,署方只是在二零零一年六月接受了一批由該組織申請借出的樂器,但是被投訴的職員從該組織接收的所有樂器及有關物品的記錄並不齊全。

73. 申訴專員認為主管樂團的職員在籌組犯人參與的活動時,應謹慎處理由犯人存放的物品。倘若有關物品並非犯人自己使用,而是供樂團共用,這就等於犯人贊助懲教署的活動。無論如何,有關職員應按《監獄條例》第 18條和《監獄規則》第 74條,事先向懲教署署長申請批准。若管方認為適宜接受該等物品,便應妥善保存及記錄,並說明該等物品是可以由擁有的犯人隨時取回的。申訴專員相信,如此既可避免與管方記錄有不相符之處,亦可避免有利益衝突之嫌。

74. 跟隨申訴專員的建議,該組織借予懲教署的樂器,在獲得批准後已妥為記錄。而有關該組織不時因應樂器損耗而提供的可更換組件/配件,由於這是在懲教署職員視察下更換,因此有關這些配件的數量或其他相關資料毋須另作記錄。另外,懲教署已有足夠的既定指引,規定經由任何人士存放或捐贈物品的處理程序,包括如何處理由犯人交付的物品。