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52. 於二零零零年,屋宇署因為要緊急拆卸投訴人單位外牆的簷篷,曾兩度發信給他。由於信件均寄往他的舊地址,投訴人遂去信屋宇署,要求更改通訊地址。該署隨後更新了資料,並把信件寄到他的新地址。

53. 然而,屋宇署在二零零二年再向投訴人發出清拆其單位違例建築物的命令時,又把信件寄往他的舊地址。當他向屋宇署查詢時,該署職員表示,業主的資料是土地註冊處提供的。投訴人於是致電土地註冊處,要求更改通訊地址,但遭該處拒絶,因更改地址是由屋宇署負責的。投訴人感到不滿,遂於二零零二年九月向申訴專員投訴屋宇署,沒有按他的要求更改其通訊地址。

54. 經調查後,申訴專員察覺《土地註冊條例》並沒有授權土地註冊處處長更改或更新該處已註冊土地文件的內容。在這個案中,屋宇署在接到投訴人更改通訊地址的要求後,已把新地址記錄於有關檔案中。但由於二零零零年的緊急拆卸簷篷工程與二零零二年的清拆違例建築物命令分屬兩個不同的檔案,並由屋宇署不同的分組負責,所以負責發出清拆違例建築物命令的人員未有察覺投訴人曾經更改地址。對於引致投訴人不便,屋宇署表示抱歉,同時已提醒員工在處理舊檔案時,應查核個別業主曾否更改地址。

55. 為避免日後再有類似投訴,土地註冊處已經與其他部門舉行會議,提醒他們注意在已註冊土地文件上登載的地址,未必是業主的最新資料。該處亦會在向各有關部門提供的業權報告中加上同様的註釋,以及列明載有該通訊地址的文件的註冊日期。

56. 基於以上所述,申訴專員認為對屋宇署的投訴部分成立。

57. 屋宇署接受並實行了申訴專員的所有建議如下: (a) 應申訴專員的建議,屋宇署已分別於二零零二年十二月六日及二零零三年八月二日發出電郵,提醒樓宇部各職員在接獲業主通知最新業權資料後,更新「樓宇狀況資訊系統」的業權資料,並向業主解釋土地註冊處的職權範圍。屋宇署已將有關建議制定成部門工作程序,而有關指引現已納入部門的工作手冊中,供屋宇署職員參考; (b) 由於屋宇署已提醒各職員在接獲最新業權資料後更新「樓宇狀況資訊系統」的資料,因此屋宇署職員經查閱該系統,便能獲取屋宇署記錄所貯存的最新資料以發出命令。此外,屋宇署職員亦會查閱已備存的有關檔案,以確保所使用的業權資料是最新的; (c) 就對申訴專員提議從其他渠道取得大廈業主最新的通訊地址,屋