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116. 投訴人居於某個由產業署管理的紀律部隊宿舍,該宿舍有四個紀律部隊居民協會。投訴人指稱,一名居民在其中一個居民協會主席 主席的妻子協助下,在宿舍內派發可能對他構成誹謗的報章影印本。

117. 投訴人因此致函產業署投訴,並要求將其投訴信轉交有關紀律部隊的宿舍組跟進。產業署遂應他的要求,將投訴信送交有關的宿舍組,同時將載有投訴人個人資料的投訴信副本交予主席。投訴人不滿產業署未經他的事先同意,把投訴信副本抄送給身為事涉人士丈夫的主席。他遂於二零零二年九月向申訴專員投訴產業署,未得他事先同意,向被投訴人士披露他的個人資料。

118. 產業署於二零零二年十月向申訴專員解釋,事件基本上涉及私人糾紛,且廣為有關宿舍的住客所知。產業署之所以把信件副本送交主席,是希望他能協助調解有關事宜。況且,該投訴的主要目標人物是另一名居民,並非主席的妻子,故此,該署沒有事先通知投訴人或取得其同意,便將其投訴信副本送交主席。

119. 產業署補充,由於事件涉及主席的妻子,宿舍組在進行調查時,也會向主席查詢。因此,主席最終亦會知悉投訴詳情並猜測投訴人的身份。況且投訴人本身是另一個紀律部隊居民協會的主席,其姓名、地址及電話號碼對主席而言並非秘密。

120. 產業署在檢討事件後承認,倘若於送交投訴信副本給主席前能先獲得投訴人的同意,應更為理想。

121. 申訴專員認為,產業署應顧及投訴人的權利及先獲得他的同意。 由於投訴涉及主席的妻子,倘若由主席從中協調,可能有角色衝突之嫌,甚或會令人懷疑他處事不公。因此,這宗投訴成立。

122. 產業署接納申訴專員的所有建議,跟進行動如下: (a) 產業署於二零零三年八月十五日致函投訴人道歉; (b) 產業署於二零零三年一月三十日發出指引給員工,如有需要將投訴人的信件轉介,必須事先取得投訴人的書面同意;以及(c) 產業署於二零零四年四月二十日舉行一個部門員工座談會,使員工認識《個人資料 私隱 條例》、有關指引及在轉介牽涉個人資料的個案時須依循有關指引。有關個人資料私隱及處理投訴程序的部門通告亦已加入明確指引,提醒員工在處理投訴個案時須注意個人資料的保密,及員工在披露投訴者的身份時,必須依循有關指引。修訂的通告已於二零零四年四月二十八日上載部門電子報告版,並會定期在部門內傳閱,以供員工參考。