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39. 教育署 現在的教育統籌局 向資助學校提供所有有關斜坡維修工 程費用的資助,並負責審批發還學校工程費用的申請,以及監督發還工程費用的行政程序。建築署會為教育署提供技術協助,而學校會自行聘請獨立顧問工程公司。因此,發還工程費用申請是經教育署和建築署處理,才按期撥款給學校,然後由學校負責支付工程費用給他們的工程公司。

40. 投訴人 一工程公司 和多間學校簽署斜坡維修工程合約。投訴人於二零零二年一月向申訴專員投訴教育署及建築署,在審批發還學校工程費用申請時,過程延誤,導致工程公司無法如期收取工程費。

41. 投訴人列舉了 10 宗學校斜坡修葺工程合約,以說明教育署的審批過程冗長。投訴人聲稱,合約訂明工程費應該是由工程師發出的證書起 21日內支付。但教育署澄清,署方並無對工程公司或校方作此承諾。在計算審核發還工程費用申請所需時間時,教育署是以收到校方的發還費用通知及收齊所有單據文件起計,由於批核發還工程費用的過程中,涉及兩個部門,所以文件往來需時。教育署表示大部分發還工程費用的審核時間平均為時 29 曆日。在這 10 宗合約內,共有 35 項發還工程費用申請,其中八項申請需時超過一個半月或甚至兩個月以發還工程費用,兩項申請需時 110及 135 天處理。

42. 經調查後,申訴專員察覺到其中一項發還工程費用申請涉及教育署分區學校發展組在收到有關申請後,由於檔案仍留在津貼帳目組,未能即時入檔,亦從沒備案以定期呈閱。直至個多月後,津貼帳目組才將有關檔案交回分區學校發展組。此外,教育署與建築署之間的便箋傳遞曾出現失誤,以致延誤達一個月。而且,分區學校發展組及津貼帳目組,彼此間未有足夠的溝通,經多時還沒有以書面方式認收文件。再者,津貼帳目組的工作量不穩定,部分核實工作需時一個月左右,才能批出款項。

43. 雖然教育署認為有關延誤付款的個案只佔小部分,但申訴專員認為,教育署作為公共機構,理應提供優質而有效率的行政支援服務。投訴人的個案不應因部門的人事安排等因素而致延誤處理。因此,申訴專員的結論是這宗投訴部分成立。

44. 教育署就申訴專員提出的建議採取了下述行動: (a) 整個審批發還工程合約費用的程序,以及津貼帳目組的工作目標已作出了檢討,並為發還工程費用定下各個程序的目標及時限。 就此,教育署已發出審批發還資助學校斜坡修葺工程費用申請的內部指引,而指引已於二零零二年十一月一日起生效,說明各步驟應注意的事項,以加強學校發展組及津貼帳目組之間的溝通;以及(b) 教育署行政科已於二零零二年九月,就檔案及文件的處理程序發出部門指引「推行一套有效的檔案管理系統以提高辦公室的效率」,其中包括文件收發程序方面的注意事項。各區學校發展組亦遵照該指引辦理便箋及文件收發事宜。