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68. 投訴人為一名郵差。於二零零一年一月,投訴人由於不滿郵政署編配給他署任以待晉升的工作單位偏遠,而拒絕該署任安排。而郵政署實施了「三年內不獲考慮晉升」的制度 下稱「制度」 ,若個別郵差拒絕其署任以待晉升的安排,他在當年及其後兩年內將不再獲考慮晉升。此「制度」是郵政署在諮詢職方後於一九九三年開始實施的,起因乃由於郵差職級員工拒絕署任以待晉升安排的比率偏高。

69. 投訴人認為他有充分理據拒絕署任安排,應可獲豁免於「制度」的限制,遂向郵政署提出申訴,但遭否決。投訴人其後於同年六月去信公務員事務局投訴,表示不滿郵政署三年內不考慮其晉升的決定,並於同年八月透過一名立法會議員辦事處再次向公務員事務局投訴。隨後,他於同年十一月向申訴專員投訴郵政署及公務員事務局有關下列事項: (a) 郵政署用拖延手法處理其投訴,令他錯過二零零一年年度的晉升機會; (b) 公務員事務局容許郵政署拖延作出回覆,致使該局未能就其投訴作出跟進調查;以及(c) 公務員事務局沒有積極地回覆他有關個案的進展情況。

70. 有關投訴 a)項,申訴專員認為,郵政署需要五個多月方回覆投訴人,是因為在設立「制度」時,並沒訂定任何豁免安排。由於並無先例可援,當投訴人作出申請時,部門須花較多時間蒐集有關資料,例如翻查「制度」的背景,審閱以往類似的崗位安排個案,了解同批署任職位職員的崗位安排及投訴人上班的可能交通路 後,再經由多層管理人員審閱後由郵政署署長作最後決定,方能答覆投訴人。無論如何,有關回覆仍能在召開二零零一年年度的晉升委員會前發出,沒有影響投訴人在該年度升職的機會,故此這項投訴部分成立。

71. 就投訴 b)項而言,申訴專員留意到公務員事務局於二零零一年六月收到投訴人來信後,隨即要求郵政署提交有關個案的資料。在同年八月收到郵政署回覆時,該局認為郵政署有需要進一步解釋「制度」的具體資料,遂於同年九月要求郵政署提供有關資料。由二零零一年九月至郵政署於同年十一月底回覆期間,公務員事務局已前後三次以便箋催促郵政署盡快回覆,反映公務員事務局關注該個案須盡快獲得處理。因此這項投訴並不成立。

72. 至於投訴 c)項,申訴專員觀察到公務員事務局為了能充分回應投訴人提出的事項,遂將投訴人直接向該局及其後透過立法會議員辦事處所作的投訴一併處理。在早期時,該局原意回覆該立法會議員辦事處,並將有關之回覆副本給予投訴人,亦就此安排通知了投訴人。該局其後作出檢討,認為分別回覆投訴人及立法會議員辦事處較為恰當。申訴專員亦留意到公務員事務局自二零零一年七月十日給投訴人初步答覆後,雖然每當投訴人致電查詢其個案時,均解釋事情的進展,但直至二零零二年一月,才再次以書面回覆投訴人。而該局的初步回覆,亦較公務員事務局內部通告第 2/99 號–「公務員事務局就投訴及查詢之處理」(該通告)–所訂的 10個工作天內作出初步回覆的期限稍遲。公務員事務局雖已在電話交談時交待事情的發展,但申訴專員認為公務員事務局仍應以書面簡述回應,以釋投訴人的焦慮。故此,這項投訴部分成立。總括而言,這宗投訴部分成立。

73. 應申訴專員的建議,有關方面採取了下述行動: (a) 郵政署已取消「制度」,投訴人及其他原本仍受「制度」約束的同事,均獲二零零一年晉升委員會考慮; (b) 郵政署已檢討過編排署任以待晉升職位的安排,該部門會綜合考慮運作需要、同事居址以及優先次序各項因素。為配合運作需要及減低同事因調職引起的不便,通常會先考慮各同事留於現職的工作組別/科別;在其他情況相若下,輪候名單上的優先次序會成為先決的考慮因素。郵政署與員工進行諮詢時,員方亦同意上述安排; (c) 根據該通告,當某個投訴未能在三個月內終結,負責職員必須提交報告,解釋箇中原因。公務員事務局已向申訴專員表示,一般會於兩個月內發信告知投訴人有關調查工作的進度,故此不一定在提交上述報告的同時發信予投訴人。申訴專員對此安排表示滿意;以及(d) 公務員事務局已向負責處理投訴的職員發出下列指引 –(i) 如在收到投訴後的 10 個工作天內,未能完成調查並回覆投訴人,負責職員應按該通告的指引,給投訴人初步回覆,告知投訴人將盡快答覆; (ii) 遇到較複雜的個案,需要多些時間處理時,負責職員除了於10 個工作天內給投訴人初步回覆外,亦應定期通知投訴人其個案的進展;以及(iii) 如投訴人透過不同人士作出投訴,包括其本人直接向公務員事務局投訴時,負責職員應分別給每一位人士 包括投訴人回覆。