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145. 一九九九年五月,稅務局評稅系統察覺到投訴人僱主為他申報的入息,超過了投訴人的一九九八/九九年度評稅入息,於是發出入息差額通知書,以展開跟進工作。但是,有關個案的主理人員未能有效運用聯機查詢系統,以取得投訴人以舊有模擬檔號存檔的報稅表,因而沒有處理該入息差額通知書。直到二零零一年三月,服務組主管作定期覆檢時,才察覺這宗未完成的個案,並於同年六月向投訴人發出一九九八/九九年度的補加評稅通知書,且寄往投訴人僱主的香港地址。

146. 但是,該補加評稅通知書因無法投遞而遭退回,稅務局因此即時把它轉寄到投訴人最後為人所知在香港的住宅地址,而於二零零一年三月離開香港的投訴人當時身處新西蘭。投訴人最後於二零零一年九月收到該通知書,並於同年九月十七日於新西蘭以書面向稅務局提出反對補加評稅。隨後,投訴人於同年十一月五日再向稅務局發信詢問有關進展。可是,由於稅務局職員把文件錯誤收檔,稅務局於二零零二年一月三日才給投訴人回覆。而此回信以及之後的回信和通知書仍然寄往投訴人最後為人所知的香港住宅地址。

147. 投訴人於二零零一年十一月向申訴專員投訴稅務局: (a) 延誤發出補加評稅通知書; (b) 沒有回應查詢; (c) 把信件寄往不正確的地址;以及(d) 在補加評稅通知書中的評估出錯。

148. 經調查後,申訴專員認為辦理入息差額通知書由一九九九年五月延誤至二零零一年三月,並不合理。因此投訴 a)項成立。由於稅務局職員把文件錯誤收檔,稅務局於二零零二年一月三日才給投訴人回覆,因此投訴(b)項部分成立。至於投訴 c)項,由於投訴人在二零零一年三月離港時沒有按《稅務條例》的規定把新通訊地址通知稅務局,因此,申訴專員認為稅務局把補加評稅通知書寄往投訴人最後為人所知的香港住宅地址的做 法是恰當的。不過,投訴人在二零零一年九月十七日以書面向稅務局提出反對補加評稅。當時稅務局理應知道投訴人居於海外,但稅務局職員以為他會再度搬遷,沒有向他查證新的通訊地址,繼續把答覆和信件寄往投訴人最後為人所知的香港住宅地址。基於投訴人有法定責任通知稅務局更改地址,投訴 c)項部分成立。有關投訴 d)項,申訴專員認為稅務局在補加評稅通知書中所作的評估為一技術事宜,沒有牽涉行政失當,因此這項投訴並不在申訴專員的管轄範圍內。總括來說,這宗投訴部分成立。

149. 申訴專員得悉稅務局已經採取以下的補救行動: (a) 於二零零二年一月三日發出道歉信予投訴人,解釋延誤的原因; (b) 提醒有關職員須把個案進展通知納稅人;以及(c) 提醒全體員工加倍小心工作。

150. 此外,稅務局接受並採取申訴專員的所有建議,檢討及改善了以下範疇,並向員工發出內部通告: (a) 評稅人員的培訓和督導,包括善用聯機查詢系統; (b) 處理入息差額通知書的整體監管機制,以確保迅速展開跟進工作,尤其是涉及不在香港的納稅人個案; (c) 文件歸檔程序,減低文件錯誤歸檔的可能性;以及(d) 送達通知書往納稅人海外通訊地址的程序,以提供合理的時間給納稅人作出包括反對的回應,和迅速更改通訊地址的資料。