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103. 香港一所私立語文學校的校長(投訴人),於二零零一年八月十五日向教統局作出查詢,並與該局一名職員通話。該職員要求投訴人以書面提出意見。投訴人於同日去信該職員,要求安排會面。近一個月後,他仍未收到教統局任何回覆。他於是在二零零一年九月十三日發出第一封催辦信,及於二零零一年十月十八日發出第二封催辦信。

104. 其後投訴人收到該職員於二零零一年十一月六日發出的信函,獲告知教育署人員將會與他會面,討論有關事宜。投訴人遂於同年十一月向申訴專員投訴教統局。經調查後,申訴專員認為有關投訴成立。就申訴專員的建議,教統局的跟進行動如下: (a) 教統局已制定措施,向該局所有新到任的人員發出總務通告第8/97號《辦公室程序:通訊》,以確保他們知悉須在十天內回覆來信的規定。該局每隔半年亦會向所有人員發出文件,提醒他們必須依照有關規定回覆來件; (b) 教統局檢討過存檔系統後,認為一個妥善運作的記錄及按時呈閱的制度有助避免再次發生同類事件。現在,所有來件全部都會印上收妥日期,妥善記入有關的登記冊並存入相關檔案(按情況所需加上待辦公事標籤),然後交給負責職員跟進。登記冊內載有來件的發出日期、檔號、發文人、標題、收妥日期及檔案去向;及在須回覆或採取跟進行動的文件上註明按時呈閱日期。該局已告知有關職員須要保存妥當的記錄及切實執行按時呈閱制度;以及(c) 所有通訊均由中央集合處理,經總務室職員拆閱。來件妥為印上收妥日期及經記錄後,才交由負責職員處理。