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83. 在二零零一年六月,路政署一承建商在一道路的行人路進行重建工程。於同年六月十六日,投訴人的母親路經該路段時,聲稱在一正在挖掘的路面上絆倒。她的面部因而弄至青腫,須住院留醫。隨後,投訴人於二零零一年九月向申訴專員投訴路政署,沒有妥善監管承建商的表現。

84. 由於投訴人在事發後三個月才提出投訴,路政署只有根據工地記錄所載有關資料,審研此事。路政署報告說,該署一向有派人定期巡視工地,而有關工地亦有妥善保存工地記錄。根據路政署的記錄顯示,在意外發生期間,事發地點並無施工,而路政署亦無發現或接報該段路面有損毀的情況。

85. 雖然如此,經調查後,申訴專員參考了一名獨立目擊者的口供,認為這宗投訴成立。根據該目擊者,於意外發生前一段時間,他位於意外發生地點附近的店舖外被掘了一個洞,而旁邊並沒有防護圍欄。

86. 路政署已參照申訴專員的建議,採取了下列行動: (a) 於二零零二年十二月二十三日去函投訴人致歉; (b) 敦促該署所有派駐工地的人員,必須查察承建商的施工質素、道路工程責任,以及工地安全等幾方面的表現,而上述所指的工地並特別包括暫無施工的工地。此外,亦須妥善保存巡視記錄,並在記錄上列明工地所進行的工作,以及所發現的毛病。另一方面,署方已採取下列步驟,確保派駐工地的人員按照正確的程序進行巡 視 –(i) 向所有監工派發工地巡視日誌,以便他們記錄巡視的結果和發現,然後將巡視日誌及道路巡視報告交予直屬上司;而直屬上司亦須再進行抽樣檢查,核實監工的巡視結果; (ii) 所有工程師和總技術主任均須按照工地巡視日誌進行突擊檢查,並安排進行工地稽核工作;以及(iii) 所有工地巡視日誌均須妥為存檔;以及(c) 路政署已檢討發予所有承建商的工地安全措施指引,並向所有定期合約保養承建商發出以下指引 –(i) 承建商每天均須巡視所有工地 包括暫無施工的工地 ,並特別留意照明、指示標誌和防護圍欄; (ii) 承建商必須確保已制定妥善的安全措施,並予以執行。如發現或接報有損毀之處,必須盡快回應及作出補救,並提交承建商代表與工程師舉行的每月安全例會討論; (iii) 所有在行人路進行的工程,均須圍上連續不斷的護欄,護欄須有足夠的保護作用,而護欄在晚上須有足夠的照明; (iv) 所有道路工程的施工地點,均須設有告示板,並在板上標明投訴熱線的號碼。如果接到有關損毀的投訴,必須加以回應,並盡快補救; (v) 承建商的安全主任每周均須前往道路工程的施工地點,進行全面的視察;以及(vi) 每逢周末或長假期,承建商均須派員前往所有施工地點進行特別視察,確保照明、標誌指示及防護圍欄均已安裝妥當,並無損毀。 民政事務總署案件編號 2001/3408:在維修某棟房屋附近損壞的河堤一事上推卸責任。

87. 請參閱與渠務署有關的個案 編號 2001/3407)。 案件編號 2002/0494:延誤在遊樂場安裝指示牌。

88. 一九九九年十一月,投訴人要求當時的區域市政總署 現稱康樂及文化事務署 康文署 )在大埔中心外的空地豎立告示牌,提醒市民不可在該處進行滾軸溜冰、踏單車、踩滑板等活動。隨後,康文署回覆投訴人,解釋該地點並不屬於康文署的管理範圍,並將個案轉交警務處及民政事務總署跟進。由於沒有部門/機構表示承擔該空地的管理及維修責任,民政事務總署遂向地政總署查詢空地的土地類別。二零零零年十月,民政事務總署得知上述空地位於政府土地,於是去信康文署,要求在該處豎立投訴人所建議的指示牌。

89. 康文署於二零零零年十月二十四日回覆民政事務總署,表示康文署只負責有關地點的園藝保養工作,而根據工務局技術通告第 18/94 號,在該處安裝指示牌並非康文署的職責範圍。由於民政事務總署有關負責人員當時正在休假,因此沒有同事密切留意該署與康文署就上述事宜的書信往來。 其後,民政事務總署於二零零一年三月十四日就事件再次致函康文署,而康文署亦於二零零一年三月十七日給予回覆。

90. 民政事務總署最後於二零零一年五月決定承擔有關工程,並就指示牌的建議位置和字眼徵詢康文署的意見。二零零一年十一月,建議的指示牌位置及經修改的字眼經康文署同意後,民政事務總署便展開工程。由於花了如此長的時間才安裝指示牌,投訴人遂於二零零二年二月向申訴專員投訴民政事務總署及康文署有關的延誤。最後,指示牌於二零零二年四月安裝妥當。

91. 經調查後,申訴專員發現,有關延誤是由於民政事務總署和康文署欠缺溝通所致。民政事務總署不應單靠催辦便箋來監察工作的進展,而應致電康文署跟進情況。此外,當有關負責人員休假時,其上司應定期監察工作進度。申訴專員的結論是針對民政事務總署的投訴成立。至於康文署方面,申訴專員認為,沒有證據顯示該署在處理這宗個案的過程中有任何延誤之處,因此針對康文署的投訴不成立。

92. 依照申訴專員的建議,民政事務總署和康文署採取了下述行動: (a) 民政事務總署定時指示職員積極跟進每宗個案; (b) 民政事務總署已檢討工作程序,確保迅速處理告示牌的安裝工程;以及(c) 民政事務總署轄下的事涉民政事務處和康文署轄下的事涉分處均已檢討其收發程序,確保文件妥善傳遞。 案件編號 2002/1174:延誤處理小型屋宇的業主/住戶提出豁免差餉及發還已繳付差餉的申請。

93. 投訴人於一九九九年七月二十一日向差餉物業估價署提出有關豁免差餉的申請。該署於二零零零年四月三日把申請轉交民政事務總署處 理,並告知由於申請人房子的地下有違例搭建的上蓋,天台亦有僭建簷 篷,因此不建議接納申請。故此,民政事務總署於二零零零年七月二十四日否決這宗申請。

94. 在二零零零年九月五日,投訴人表示已把違例搭建物拆除。民政事務總署經徵詢並取得差餉物業估價署及地政總署轄下的有關地政處之 意見後,在二零零一年三月二十八日批准了有關申請,並把生效日期追溯至二零零零年九月五日。

95. 在二零零一年六月八日,投訴人要求把豁免差餉的生效日期追溯至一九九八年四月一日,即當局對他的房子作差餉估值的日期,以及把他已繳付的差餉退回。由於民政事務總署差餉豁免組積壓了很多個案未處 理,該署一直到二零零二年四月二十四日才回覆投訴人,拒絕他的要求, 因為豁免差餉的其中一項條件是有關的房子並無違例搭建物,但投訴人在二零零零年九月五日才符合這項條件。投訴人遂於二零零二年五月向申訴專員投訴民政事務總署,延誤處理他提出豁免差餉及發還已繳付差餉的申請。

96. 經調查後,申訴專員認為,民政事務總署拒絕投訴人要求豁免差餉的生效日期追溯至一九九八年四月一日是為合理的。但該署花了 10 個月來處理此要求卻不能接受,因此,這宗投訴部分成立。

97. 應申訴專員的建議,民政事務總署已採取了下述行動: (a) 民政事務總署已檢討差餉豁免組處理個案人員的編制,並已增加該組的人手。積壓的個案數目已由二零零二年的 1,084 宗減至二零零三年的 762 宗; (b) 差餉豁免組人員已經與差餉物業估價署及新界各區地政處加強溝通,因而得以及早取得他們的意見,加快回覆申請人/上訴人;以及(c) 民政事務總署亦已就處理上訴個案的工作設定時間指標,務求在六至七個月內完成有關程序。 案件編號 2002/2230:就有關更改短期租約,加建高爾夫球練習場的申請進行不必要的諮詢。

98. 投訴人為某體育會,是市中心一個運動場的短期租約承租人,每年只須繳交一元的象徵式租金。一九九九年九月,投訴人向地政總署的分區地政處 地政處 申請更改短期租約的條款,以便經營高爾夫球練習場。 地政處審研這項申請時,詳細徵詢了各有關部門,並於二零零一年十一月 即申請後的 26 個月 拒絕申請。

99. 二零零一年十二月,投訴人向申訴專員投訴地政總署下列事項: (a) 欠缺效率; (b) 向區內人士進行不必要的諮詢;以及(c) 蓄意否決申請,而否決的理由應在兩年前加以澄清。

100. 基於民政事務總署有關的民政事務處 民政處 在諮詢區內居民意 見的角色,因此該處被列為投訴 b)項的調查對象。

101. 經調查後,申訴專員認為儘管進行跨部門諮詢確有需要,但地政處與其他部門的某些書信往來是重複和不必要的,以致在處理申請時造成延誤。然而,投訴人也應負上部分責任,因為它沒有履行其最初建議的某些條件,也沒有迅速回應地政處要求提交改善建議。因此,投訴 a)項部分成立。

102. 至於投訴 b)項,地政處和民政處曾就建議的高爾夫球練習場多次不必要地徵詢區內居民意見。民政事務總署雖然忠誠地履行諮詢公眾的責任,但有關的民政處理應拒絕進行不必要和重複的諮詢。這項針對地政處的投訴成立,而民政事務總署也要負上部分責任。所以這項投訴部分成立。

103. 有關投訴 c)項,申訴專員注意到地政處給投訴人的拒絕信件只是概括地陳述各有關部門的意見,以及地政處努力解決問題所達致的結果,卻沒有說明拒絕申請的理由。申訴專員認為,若地政處能較為決斷和不把諮詢程序延長,應可以更早把決定通知投訴人。因此,這項針對地政總署的投訴部分成立。整體而言,這宗針對地政總署的投訴部分成立,而民政事務總署亦須對投訴 b)項負上責任。

104. 應申訴專員的建議,地政總署和民政事務總署已採取了下述行動: (a) 地政總署深入檢討了現行的地政指示,以便精簡有關程序。由於短期租約涉及的用途十分廣泛,每宗個案亦因所涉的地理位置及鄰近地點各不相同而有其獨特的情況,加上批地事宜涉及訂立合約的兩方當事人,因此地政總署認為不可能就其處理所有不同類別的短期租約申請訂立服務承諾,即使這樣做用處也不大;以及(b) 民政事務總署已向各區民政事務專員發出便箋,提醒他們透過適當的場合及次數就公眾關注的事項進行徹底的諮詢。 案件編號 2002/2622:沒有妥善處理有關對某互助委員會籌辦的一項活動的投訴,因該項活動可能影響投訴人的攝影館的生意。

105. 投訴人與她的丈夫在一公共屋邨的商場經營攝影生意。二零零二年八月七日早上,他們知悉該屋邨某互助委員會 互委會 將於當晚在該會會址提供特惠攝影服務。由於該項活動會影響他們的攝影生意,投訴人的丈夫於當日下午三時到有關的民政事務處 民政處 要求協助,阻止該互委會提供攝影服務。與他會晤的民政處職員沒有理會他的投訴,亦沒有給他答覆,便着他離去。投訴人的丈夫指稱,該職員曾對他說,互委會的權力大過民政處和房屋署,因此民政處無法干涉。其後,互委會如期提供該項特惠攝影服務。投訴人遂於二零零二年八月向申訴專員投訴該民政處,沒有妥善處理她丈夫有關互委會活動的投訴,而該活動會影響投訴人的攝影生意。

106. 民政事務總署常務通告第 16/2000 號 – 「市民的投訴」,規定民政處所接獲的一切口頭和書面投訴,包括匿名投訴,都必須立即轉達投訴主任,以便記入投訴登記冊備案。但經調查後,申訴專員發現該民政處職員並沒有嚴格執行這些部門內部指引。他於二零零二年八月七日接到投 訴,但在同年八月十五日才向投訴主任報告,他亦沒有即時記錄與投訴人丈夫的會面情況,以確保重要的細節不會被遺漏。他只在二零零二年九月十日(即一個多月後 才編寫報告。申訴專員認為該民政處職員沒有遵從部門訂立的程序處理投訴。

107. 各區民政事務專員獲民政事務局局長授權,批准成立互委會及豁免其受社團條例 第 151 章 管制,為期三年。假如一個公共屋邨互委會沒有遵從有關的規則範本運作,民政事務專員可撤銷成立互委會批准書,將其解散。民政處職員錯誤理解該處沒有權力監察互委會的活動,以為互委會的執行委員會通過議決提供攝影服務,他便無法干涉。故他並沒有向上司請示,亦沒有為這項投訴作出進一步跟進工作。當時他應該立即與房屋署了解,究竟互委會的攝影服務是否違反房屋署任何的規則或規例。如果他有這樣做,房屋署便會向他提示,根據租約規則,互委會不可以進行任何商業活動,例如攝影服務,而他亦可以提示互委會立即中止這項活動。 申訴專員的結論是這宗投訴成立。

108. 應申訴專員的建議,民政事務總署已實行了以下的措施: (a) 民政事務總署已指示各區民政處在處理各類投訴 (包括有關互委會的投訴 ,必須嚴謹執行民政事務總署常務通告第 16/2000 號的內部指引。各區民政處亦會安排每六個月將該通告向職員傳閱; (b) 民政事務總署已經指示各職員,當處理互委會事務時發現任何問題,必須知會高級聯絡主任,讓其提供意見解決問題。倘若該問題的性質敏感或嚴重,便應與當區民政事務專員商討,以便作出恰當的處理方法;以及(c) 民政事務總署已經提醒各職員必須謹慎處理投訴事宜。