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115. 投訴人投訴物料供應處,指稱其公司(A公司)是該處採購貨品組別 — 「不間斷式電力供應系統」的供應商名單內的供應商,但物料供應處沒有把招標文件寄給A公司,以致該公司未能參與該次投標。

116. 有關的招標項目是為香港天文台(天文台)裝置在機場「多普勒天氣雷達」供應一套不間斷式電力供應系統。上述項目的招標通告於二零零一年七月二十日在政府憲報、本地報章及物料供應處的互聯網網頁中刊登,並於同年七月二十七日在政府憲報重刊。同時,該處亦發信通知各國駐港的領事館及商務專員辦事處。招標文件除可直接在物料供應處辦事處索取外,亦可在兩個指定的民政事務總署的民政事務處索取。有意投標的公司若為「電子投標系統」的用戶,更可二十四小時從互聯網上直接下載及遞交招標文件。上述招標項目的截標日期及時間為二零零一年八月三十日上午九時正。

117. 在進行上述招標工作前,物料供應處從天文台得知,該不間斷式電力供應系統必須能與「多普勒天氣雷達」相容地使用,以及不間斷地將正常供應的交流電三相50Hz及220/380VAC轉為三相60Hz及120/208VAC供應予該雷達系統。一般電腦系統所用的不間斷式電力供應系統是不能達到其要求的。該處人員認為採購貨品組別 — 「不間斷式電力供應系統」名單內的供應商(包括A公司)不能供應該系統,故未有把有關的招標文件寄給他們,而只把招標文件寄給屬於該處採購貨品組別 — 「重型蓄電池」的供應商。

118. 在二零零一年八月二十八日晚上,投訴人在互聯網上留意到有關的招標項目。因為A公司沒有收到上述招標項目的招標文件,於是在同年八月二十九日早上向物料供應處作出電話查詢,該處於同日上午十一時零四分把招標文件傳真到A公司。由於該招標項目的截標日期為二零零一年八月三十日早上九時正,故A公司沒有足夠時間準備所需文件及資料。在此情況下,A公司未能參與是次投標,投訴人並於二零零一年九月向申訴專員投訴。

119. 申訴專員認為,物料供應處除以公開招標方式,讓任何有興趣的供應商自由競投外,同時亦應該把有關招標文件寄給該處兩個有關採購貨品組別名單內的所有供應商,以通知他們有關的招標。物料供應處不小心遺漏了若干程序。申訴專員認為針對物料供應處的投訴成立。

120. 物料供應處接納申訴專員的建議並採取跟進行動如下: (a) 就有關招標項目開始招標時沒有向A公司發出招標文件一事,已致函向該公司道歉;以及(b) 物料供應處已向有關人員發出內部指引,提醒他們於進行招標工作時,若決定邀請供應商名單內的供應商參與投標,必須於開始招標時,把招標文件寄給採購貨品組別與招標貨品內容完全相同的所有供應商。同時,物料供應處亦承諾會覆檢有關採購貨品組別的名稱,務求能清晰地描述該類貨品的用途及特性,以避免發生同類事件。