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18. 一九九九年年底,屋宇署向事涉大廈的業主立案法團 法團 發出勸諭信,要求維修其外牆和公用地方。部分單位業主致函屋宇署,查詢有關外牆的業權和維修責任,但他們沒有收到屋宇署的回覆。

19. 二零零零年年底,屋宇署再次去信法團,表示該樓宇已被選為「屋宇維修統籌計劃」的目標樓宇之一。二零零一年二月,屋宇署再向法團發出另一封勸諭信,要求法團進行樓宇維修。

20. 在二零零一年六月內,投訴人 其中一單位業主 曾兩次致函屋宇署,信中夾附該樓宇的公契及外牆業權契據的副本。投訴人認為屋宇署應向外牆業主發出法定命令,要求進行所需維修工程,而不是向法團發出勸諭信。 由於沒有收到屋宇署的回覆,投訴人遂於二零零一年九月向申訴專員投訴屋宇署: (a) 在未經核實該外牆的業權之前,向法團發信要求進行維修,有關業主因而須攤分工程費用,使投訴人感到受屈;以及(b) 沒有回覆有關外牆的業權和維修責任的查詢。

21. 二零零一年十月,屋宇署發信予擁有部分外牆業權的公司,要求該公司與有關的法團聯絡,以便進行外牆的維修工程。

22. 經調查後,申訴專員認為屋宇署應先核實該外牆業權後,才向有關業主發出勸喻信要求維修,因此投訴 a)項部分成立。再者,投訴 b)項成立。 整體而言,這宗投訴部分成立。

23. 屋宇署已實行了申訴專員的所有建議如下: (a) 屋宇署已檢討了發出勸諭信要求維修樓宇的程序,並已向該署人員發出指示。該指示提醒他們應按每宗個案的實際情況考慮是否需要在發出勸諭信前查核業權;以及(b) 屋宇署已向其職員發出指引,要求他們在指定時間內對市民作出具體或初步答覆。該署會不時提醒其人員留意此項指示,務求與市民保持良好的溝通,以及改善服務質素。而樓宇狀況資料系統的實施亦會有助監察處理公眾投訴或查詢的進展。