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9. 一九九八年十二月,屋宇署人員於例行視察事涉大廈的共用牆時,發覺該牆有輕微破損,但沒有即時的結構危險。一九九九年一月,屋宇署向該大廈的業主立案法團 法團 發出勸諭信,要求維修該共用牆。

10. 一九九九年三月,投訴人 即有關大廈的管理公司 去信屋宇署,要求澄清該共用牆的業權。同年六月和九月,管理公司再去信屋宇署,表示擔心該共用牆的結構安全。

11. 一九九九年九月,屋宇署人員在另一次視察時,發覺該共用牆有輕微破損,但仍沒有即時的結構危險。該署人員注意到,該道牆所在的位置與核准圖則上所指示的不同,並發覺該道牆所處的部分土地已在一九八八年交還政府,供擴闊路面之用。屋宇署其後向地政總署查詢該共用牆的土地類別,以及應由誰負責維修。此外,屋宇署向投訴人重申,該道牆沒有即時的結構危險,並表示不會考慮採取進一步行動。一九九九年十月,地政總署回覆屋宇署,要求進一步澄清該共用牆的位置。但屋宇署沒有跟進該要求,亦沒有再次回覆投訴人。直至有關的民政事務專員於二零零一年五月將這宗個案轉交屋宇署後,屋宇署才就該道牆的維修一事,恢復與地政總署的書信往來。

12. 由於對屋宇署在處理其澄清共用牆業權的要求感到不滿,投訴人遂於二零零一年八月及九月向申訴專員投訴: (a) 屋宇署錯誤地把法團認作該共用牆的業主,並沒有回應澄清業權的要求;以及(b) 屋宇署在發現政府為該共用牆的業主後,改變了其對該共用牆的結構安全的評估。

13. 二零零一年十月,地政總署應屋宇署的要求,指出有表面證據證明該共用牆的外露部分位於政府土地內。二零零二年四月,地政總署維修了該共用牆。

14. 經調查後,申訴專員得悉屋宇署在根據《建築物條例》的規定發出法定命令時,需要查核業權。該署所發出的勸諭信,主要目的是促請業主及時採取適當行動,例如進行維修和保養工程。由於勸諭信不是法定命令,因此不會發給個別業主,只會發給有關大廈的管理公司或法團。另一方面,申訴專員認為,屋宇署應秉承良好的行政常規,即使未能在一九九九年三月初次收到查詢時向投訴人作出回覆,亦應在一九九九年十月查核相關的土地類別記錄後作出回覆。該署遲遲不回覆投訴人,主要是由於將檔案誤置及負責該個案的人員工作量沉重所致。因此,投訴 a)項部分成立。

15. 至於投訴 b)項,屋宇署指出,該署在評估該道牆的安全情況時,不會受有關業權的影響。申訴專員注意到,屋宇署對該共用牆結構安全的評估前後一致。因此,這項投訴不成立。總的來說,這宗投訴部分成立。

16. 應申訴專員的建議,屋宇署採取了下述行動: (a) 屋宇署進行了檢討,研究是否需要在向有關人士發出勸諭信前,核實有關建築物的業權。經檢討後,屋宇署已發出新指引,要求該署人員須在核實行人道上共用牆的業權及確定其維修責任之後,才向業主發出勸諭信。至於其他個案,該署人員亦須按照每宗個案的個別情況,以考慮是否有需要核實業權。此外,該署亦提醒其人員須特別注意跨越私家地段的建築物或其他性質較為複雜的個案,並在有疑問時事先確定土地類別、業權資料及維修責任; (b) 有關把就違例建築物工程發出的勸諭信提升為法定警告通知書,並可登記於業權記錄上的事宜,有關條文已包括在《 003 年建築物 修訂 條例草案》之內,該條例草案已於二零零三年四月三十日提交立法會審議;以及(c) 至於可否將類似的做法擴展至有關修葺的勸諭信方面,屋宇署表示,政府於二零零一年四月所公布有關將勸諭信提升為法定警告通知書的計劃,旨在遏止無須發出法定命令的違例建築工程數目的增加。在維修個案方面,如大廈業主收到勸諭信後沒有進行所需的維修工程,屋宇署會向他們發出法定命令。

17. 此外,屋宇署在二零零二年年中已啟用的電腦化樓宇狀況資料系統,能提供有效的方法記錄、處理及檢索由市民所作出及由其他政府部門所轉介的投訴資料。該系統能讓該署人員進行定期及適時的監察及報告。 更明確地來說,該系統設有裝置,記錄預計及實際回覆每宗投訴/查詢個案的日期。當局希望該系統的推行能大大協助屋宇署的管理人員,以防止類似事件再次發生。