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79. 投訴人投訴食環署未有如期在二零零零年二月底把紀律聆訊的結果通知他。

80. 投訴人在二零零零年一月一日調派往食環署工作前,曾任職前區域市政總署(前區署)。由於投訴人多次嚴重行為失當,前區署遂於一九九九年十月至十一月期間,根據《公務人員(管理)命令》進行紀律聆訊,並裁定指控成立。紀律聆訊完結後,前區署於一九九九年十二月十六日發信通知投訴人有關紀律聆訊的結果,該信亦提到投訴人在約十周後將獲通知有關的懲處。

81. 隨著政府重組市政服務,投訴人於二零零零年一月一日獲調派往食環署工作。康樂及文化事務署(康文署)於二零零零年一月十八日把投訴人紀律個案的檔案轉交食環署跟進。然而,檔案內並無前區署在一九九九年十二月十六日發給投訴人的信件,只有投訴人簽收該信的回條。此外,康文署把這個案轉交食環署時,並無特別提醒食環署須在十周內回覆投訴人。由於食環署紀律組負責該個案的人員沒有留意到投訴人簽收信件的回條,故亦無追尋該封遺漏了的信件。

82. 鑑於投訴人被指控的不當行為十分嚴重,並可能觸犯《防止賄賂條例》,食環署在徵詢法律意見,以及諮詢公務員事務局後,於二零零零年四月二十五日把投訴人的個案轉介廉政公署(廉署)調查。

83. 自願退休計劃推出後,投訴人於二零零零年七月十三日向食環署提出申請。但由於他所涉的紀律個案尚未完結,署方因此按既定程序待該個案完結後,才處理他根據自願退休計劃提出的申請。署方於同年十二月十二日把有關安排通知他。基於投訴人當時正受廉署調查,署方不能向他透露其個案進展。投訴人不滿遲遲未有結果,遂於二零零一年五月十五日向申訴專員投訴食環署,未有如期在二零零零年二月底通知他紀律聆訊的結果。

84. 經調查後,申訴專員認為投訴成立,理由是如果食環署有留意夾附在檔案內投訴人就前區署於一九九九年十二月十六日所發信件的簽收回條,繼而追尋該信件,則食環署應可得悉十周的期限,並可在十周期限屆滿前讓投訴人了解其個案的進展,從而減輕他等候回覆的焦慮和壓力。

85. 食環署已接受及落實申訴專員的建議,情況如下: (a) 食環署已把投訴人的特殊情況轉告公務員紀律秘書處(秘書處),並要求秘書處盡快徵詢公務員敘用委員會關於懲處的意見。在參考公務員敘用委員會的意見後,署方對投訴人已作出適當懲處。此外,投訴人按照自願退休計劃提出的退休申請已於二零零二年五月二十一日獲得批准,他亦已在同年六月十七日離職;以及(b) 食環署已檢討紀律個案的處理程序,包括按時呈閱檔案的制度及向被控人員派送紀律個案通知書事宜。該署仍會根據公務員事務局制訂的《紀律處分程序指南》,按照所載的既定程序來處理紀律個案。為精簡紀律個案的處理程序,該署會不時進行內部檢討。 此外,該署的高級管理階層及紀律組的有關人員亦會定期召開內部紀律個案會議,以討論紀律行動及跟進方法,務求從速處理紀律個案。 食環署已指示所有負責紀律個案的人員,必須確保檔案得到按時呈閱,以便監察。當負責某個案的同事休假時,有關個案的檔案便會按時呈遞給他的上司或署理他職務的同事跟進。 至於派送紀律個案通知書給涉案人員方面,為使有關人員盡早獲悉個案的進展,食環署亦已指示負責處理紀律個案的人員,在一般情況下,應在五個工作天內將通知書派發給有關人員。