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143. 投訴人是一個屋苑的業主立案法團。代表業主立案法團的屋苑物業管理處(管理處)於一九九九年十二月,向民政事務總署遞交一封關於興建垃圾收集站及救護站計劃的反對信。

144. 投訴人於二零零一年五月向申訴專員投訴民政事務總署下列事項: (a) 沒有妥善處理管理處在一九九九年十二月提出有關屋苑居民反對計劃的意見;以及(b) 沒有把上述有關計劃的進展及結果告知投訴人。

145. 民政事務總署解釋,該署在收到管理處的反對信後,已把有關信件送交前區域市政總署參考。該署相信區域市政總署在收到有關信件後會作出適當跟進。可是,於二零零零年一月一日接替區域市政總署有關工作(食環署),卻只視該信為參考資料,因而沒有與投訴人聯絡,作出跟進。民政事務總署同意在發給區域市政總署的便箋中,該署職員如用「跟進」的字詞取代「參考」,則較為合適,亦可提示區域市政總署需採取行動。此外,民政事務總署承認該署人員沒有把管理處提供的資料送交其他有關部門。

146. 經調查後,申訴專員的結論是投訴(a)及(b)項均成立。

147. 此外,申訴專員察覺到有關區議會屬下的食物環境委員會的會議記錄,沒有提及一名區議員就有關居民反對興建垃圾收集站及救護站的提問,以及食環署代表在會上的回應。民政事務總署表示,按照區議會秘書處一貫的做法,委員會的會議記錄只記錄會上所討論的事項和決議重點,而不會每字每句記錄會議內容。但與會者亦可提出修訂建議以確保會議記錄的內容準確。

148. 應申訴專員的建議,民政事務總署採取了下述行動: (a) 民政事務總署已提醒該署人員留意總務通告8/97《辦公室程序:通訊》、該署常務通告9/2000《申訴專員的調查》及16/2000《公眾人士的投訴》,並把上述通告每三個月向所有職員傳閱一次;以及(b) 民政事務總署同意發出指引,敦促有關職員日後把區議會及其委員會的文件及與會者就這些文件所作的回應,明確地記錄在會議記錄的草擬本中供與會者考慮,並把草擬本存檔,以作日後參考之用。