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34. 這宗個案原本是針對民政事務局的投訴,涉及事項如下: (a) 沒有就投訴迅速採取跟進行動; (b) 沒有認收投訴信或就投訴信給予書面回覆;以及(c) 一名民政事務局人員於二零零零年八月三十日與投訴人通電話時,態度欠佳。

35. 申訴專員在進行初步覆查後,認為屋宇署未有就此事作出回應,可能最終導致這宗投訴。其調查範圍因此擴展至屋宇署。

36. 在二零零零年四月,投訴人傳真一封投訴信給民政事務局,投訴該局給予書面回覆。由於投訴的事項不屬民政事務局的職權範圍,民政事務局於是在二零零零年四月將有關事項轉介當時的屋宇署管制及執行部,以便採取行動及直接回覆投訴人。

37. 由於指稱的違例建築物 違建物 的位置/地址不詳 即沒有列明任何門牌號碼或樓宇名稱 ,屋宇署的文書人員最終在二零零零年五月將民政事務局發出的便箋存入雜項檔案內。屋宇署人員其後在二零零零年六月到上述地點進行實地視察,確定有關的違建物是位於北河街,屬“大廈管理統籌委員會 的目標樓宇。因此,有關人員認為該事項應由屋宇署大廈管理統籌小組的人員負責處理,以便為負責管理該樓宇的人士提供更佳的支援。

38. 由於屋宇署在二零零零年七月進行重組,而這項重組工作又涉及大廈管理統籌小組,因此有關二零零零年六月進行視察的報告未有完成。 在重組後,負責這宗個案的人員在二零零零年八月完成有關報告。屋宇署隨即迅速採取執法行動,而有關的違例空調裝置亦已於二零零零年十一月拆除。

39. 申訴專員認為,屋宇署在二零零零年四月接獲民政事務局轉介的個案後,沒有適當地採取跟進行動及按要求回覆投訴人,是有過錯的。因此,這宗投訴屋宇署的個案成立。

40. 屋宇署已實施申訴專員的建議如下: (a) 已於二零零一年二月二十七日向投訴人作出書面道歉; (b) 提醒有關的屋宇署人員妥善完成“處理有關違建物投訴的行動計劃 ;以及(c) 再次傳閱屋宇署政務通告第 1/2000號《處理公事函件的一般指引》,提醒各人員須在十天內就來函給予初步/實質的回覆。

41. 此外,將於二零零二年年中開始運作的樓宇狀況資訊系統亦有追查及監察有關違建物的投訴的用途。此系統確保有關的屋宇署人員對投訴採取迅速和適時的跟進行動。