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174. 二零零零年七月二十七日,投訴人去信醫管局轄下一間醫院,投訴一名配藥員在病假期間從事外間工作。該院人力資源部一名高級院務主任接獲投訴後,曾致電投訴人確認收到投訴。其後數周,該名高級院務主任多次透過電話與投訴人聯絡,跟進有關投訴,並告知投訴人,由於個案涉及該名配藥員的個人資料,院方在未得有關員工同意下,不會透露調查結果或所採取的紀律行動。

175. 二零零零年九月二日,投訴人致電醫管局總辦事處的投訴熱線,要求約見公眾投訴處理主任,但拒絕在會面前透露投訴詳情。有關會面安排在同年九月二十日進行,投訴人在會面上對有關醫院先前的口頭答覆,以及未有向有關配藥員作出處分,表示不滿。公眾投訴處理主任在確定個案涉及人事管理問題後,向投訴人解釋醫管局總辦事處的投訴處理組,主要是處理有關公立醫院及其員工所提供服務的投訴;由於投訴人的個案涉及人事管理事宜,因此會轉交有關醫院或醫管局總辦事處的人力資源部跟進。公眾投訴處理主任亦應投訴人要求,把醫管局總辦事處人力資源部的電話號碼告訴他。其後,投訴人與醫管局總辦事處的一名人力資源經理聯絡,並得悉他的投訴正由有關醫院的人力資源部處理。

176. 二零零零年十月三日,有關醫院的高級院務主任向投訴人發出書面回覆,表示院方正跟進有關個案,但由於未得有關員工同意,院方不能披露有關調查的結果。投訴人不滿院方的答覆,遂於同年十月十三日去信醫管局行政總裁,投訴該醫院沒有妥善處理他的投訴。由於投訴人並無在信中提供通信地址,醫管局一名行政經理在同年十月二十八日致電投訴人,告知他院方正調查涉及該名配藥員的投訴,但由於未得該名員工同意,院方是不能披露有關調查結果的。

177. 投訴人於二零零零年十月四日向申訴專員提出投訴,指醫管局沒有告訴他就配藥員擔任外間工作所作出的投訴的調查結果。

178. 申訴專員留意到,根據醫管局就處理公眾投訴程序發出的總務行政通告第10/97號,在收到書面投訴後,須發出書面認收函件。若調查工作未能在收到投訴後一個月內完成,便須給予投訴人初步答覆,告訴他們該項調查估計需時多久完成。申訴專員認為,有關醫院的高級院務主任並無遵守醫管局有關總務行政通告訂明的規定處理投訴,因為他只是口頭告知投訴人有關投訴的進展。由於院方在投訴人提出投訴約兩個月後,才首次以書面回覆投訴人,申訴專員認為這宗投訴部分成立。

179. 至於醫管局拒絕向投訴人披露調查結果一事,申訴專員認為醫管局的做法是恰當的。由於有關調查結果涉及個人資料,在未得有關員工同意下,該等資料不應向第三者披露。

180. 按申訴專員的建議,醫管局已採取下列跟進行動: (a) 為負責處理投訴的員工所舉行的工作坊和定期會議中,提醒他們向投訴人發出認收函件和初步答覆,讓投訴人得知個案進展的重要性。醫管局亦提醒有關員工在處理投訴時,須遵守醫管局總辦事處總務行政通告第10/97號所訂明的程序;以及(b) 醫管局目前亦正覆檢總務行政通告第10/97號的內容。