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127. 投訴人為一互助委員會(互委會)的第三屆主席,其任期於二零零零年八月十八日屆滿。在二零零零年八月十五日,有關的民政事務處(民政處)聯絡主任出席當晚舉行的住戶代表大會,協助進行執行委員會(執委會)改選程序。當時聯絡主任曾介紹,有興趣為街坊服務的住戶代表,可以先組成單數成員出任的執委會,然後再由住戶代表從中選出主席、副主席、秘書、司庫及核數等職位。聯絡主任並徵詢出席的住戶代表有關組成執委會的委員(執委)人數的意見。由於當時沒有人提出建議,投訴人遂提議由七人組成執委會,亦沒有人提出異議。於是聯絡主任便詢問有沒有人願意當執委,因當時沒有回應,故投訴人便答應當執委。

128. 互委會第三屆副主席在這時提出反對,認為應由住戶代表選出個別職位。後經各住戶代表舉手投票後,大家採納了副主席提出的建議,然後便選出了執委會。事後,投訴人發覺執委名單中,有兩位執委居住於同一單位內,而根據互委會選舉規限,同一居住單位不可以有兩名成員出任執委。投訴人遂於二零零零年八月向申訴專員提出投訴,指民政處沒有: (a) 妥善監察選舉程序;以及(b) 宣佈執委會名單無效及重選執委會。

129. 經調查後,申訴專員認為聯絡主任提議的執委會選舉方法,並不(規則範本)所訂定的程序。此外,申訴專員認為假如民政處職員在會議開始前,曾核對出席者名單,便可即時查證他們的投票及被提名的資格,並否決沒有被提名資格的人士參與選舉。因此,投訴(a)項成立。另一方面,申訴專員亦留意到規則範本亦有訂明,即使任何一位住戶代表或執委缺乏資格,互委會的行動和決定均屬有效及繼續生效。因此,民政處拒絕投訴人重新改選整個執委會的要求,亦屬合理。因此,投訴(b)項不成立。總括而言,投訴部分成立。

130. 因應申訴專員的建議,民政事務總署採取了下述行動: (a) 民政事務總署已訂立更嚴格的監察程序,其中包括發出「住戶代表」字樣標貼,擬備核對表格方式,避免再次發生同類事件。亦會確保在日後的提名過程中,被提名人須即時申報其住所單位,以助民政處職員核對資料; (b) 民政事務總署已向負責互委會選舉工作的職員介紹有關改善措施,並提醒他們在協助選舉工作時應倍加留意,務使選舉程序妥當;以及(c) 有關改善措施在實施半年後已作全面檢討,發覺成效甚佳。而事實上,由二零零一年八月至二零零二年六月期間,超過83個互委會依循改善措施下改選,並無出現任何問題及困難。在將來的選舉中,民政事務總署會繼續向互委會簡介改善的選舉程序。