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121. 投訴人於一九九五年申請豁免其物業的差餉,但民政事務總署在一九九八年六月才致函向他表示,因其物業天台建有有蓋搭建物,超出豁免差餉的核准高度,故拒絕有關差餉豁免申請。他在一九九八年九月八日拆除了物業的天台搭建物。民政事務總署遂批准他由一九九八年九月八日(拆除天台搭建物日)起計,豁免其物業的差餉,並同意豁免其物業由一九九四年八月一日(開始徵收差餉日期)至一九九五年三月二十六日(發現天台有搭建物前)期間的差餉。投訴人認為,民政事務總署決定不豁免其物業在一九九五年三月二十七日至一九九八年九月七日期間的差餉,並不合理。另外,他認為民政事務總署沒有迅速處理他的申請,以及沒有向該村受影響的人士宣傳有關豁免差餉的政策,遂於二零零零年七月向申訴專員投訴。

122. 申訴專員完成調查後,認為在該物業設有天台搭建物期間,不豁免投訴人的差餉,屬合法和合理的決定。此外,民政事務總署也有在該村就差餉豁免政策,進行廣泛宣傳和派發有關簡介予村民,故這方面的投訴不成立。

123. 申訴專員同時指出負責處理個案的人員未有依總務通告第8/97號的規定,在收到投訴人的信件十天內作出簡覆,也因該職員失察,致使投訴人的信件延誤了數月才作出跟進,因此這方面的投訴是成立的。總括而言,有關民政事務總署的投訴部分成立。

124. 申訴專員在調查過程中,將此個案與申訴專員收到的其他兩宗類似的投訴比較,發現三宗個案天台梯屋面積都超越法例的許可標準。但在其中的兩宗個案,民政事務總署沒有要求申請人作出聲明,指他們的物業並無附有違例建築物或擴建部份,更寬鬆地給予該兩個個案的物業,在天台梯屋面積超越標準下差餉豁免。申訴專員認為民政事務總署不恰當地處理這些個案。

125. 申訴專員建議民政事務總署就本投訴,以及上述兩宗同類個案作出檢討,以供日後參考,並確保將來在審批豁免差餉申請個案時,就樓宇高度的計算及審批條件,以及申請人就有關物業並無附有違例建築物或擴建部分作出聲明等事項,持一致的準則。

126. 民政事務總署跟進行動如下: (a) 民政事務總署已完成檢討所述的三宗個案,發現兩位申請人是在一九九五年三月二十二日和一九九六年五月八日遞交申請表格的。當時所用的表格並沒有聲明一欄。載有聲明一欄的表格,是在一九九七年落實簡化手續後才開始使用。第三名申請人(即投訴人),曾兩度提交表格,有關日期分別為一九九五年四月九日和一九九八年七月二日。由於第二次提交的申請表是在一九九七年開始使用的新表格,因此他有填報聲明一欄; (b) 凡是使用舊表格的人士,民政事務總署會首先對他們的申請作初步審查,如沒有特別問題,便要求申請人填交新表格,確保他們作出同樣的聲明。上述兩宗使用舊表格的個案,是因為工作人員疏忽,沒有要求申請人再填交新表格。民政事務總署巳告誡有關工作人員,以後要小心多次審查表格,確保不再出現上述的錯失; (c) 至於三宗個案的天台樓梯頂篷面積,雖然都超越法例許可面積,但郤只有一宗申請遭否決,那是因為負責審核申請的同事,只留意其中一所村屋蓋有四層,其他兩間則不超過三層,所以申請獲得批准。民政事務總署經再考慮後,了解到其他兩個申請人的天台樓梯頂篷面積均超越法律許可的面積。在徵詢法律意見後,民政事務總署已將他們的豁免差餉資格取消;以及(d) 民政事務署採用一致的準則審批申請個案。在這方面,有關的村屋是必須符合法例定下的建築規格,以及不得有違例搭建物/擴建部分。民政事務總署執行審批工作時,一定會遵守既定的政策和確保依照載於《建築物條例(新界適用)條例》的建築規格要求,以進行審理。民政事務總署並已告誡員工,再加倍注意上述法例的要求。