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264. 運輸署在一九九五年完成的沙田及馬鞍山區交通研究顯示,到二零零一年,大涌橋路/小瀝源路路口的交通量在早上及黃昏繁忙時間將分別超出容車量達 20%及 28%。根據這項結果,運輸署提出在有關路口興建天橋的計劃。該項天橋興建計劃的其中一項勘察研究工作,是在一九九七年所進行的交通影響評估。評估結果顯示,有關路口在二零零一年分別有14%及 7%的剩餘容車量,原因是馬鞍山各項發展的進度並未如先前所預期的迅速。但評估結果亦顯示,有關路口的交通量到二零零二年及二零零六年將分別超出其容車量達 6%及 11%。雖然該項天橋興建計劃獲得前沙田臨時區議會的支持,該計劃在一九九八年刊憲時,遭到主要由沙田第一城居民提出的強烈反對。這些反對意見主要基於該項計劃缺乏充分交通理據支持和對環境造成不良影響。投訴人向立法會議員尋求協助,故此有關方面在一九九八年召開立法會個案會議,討論該項天橋興建計劃。

265. 在一九九八年年底,投訴人根據《公開資料守則》 守則 ,要求當局提供有關該項計劃的交通影響評估報告書。運輸署向他們提供該份報告書,但沒有包括附錄甲。報告書的正文提及該路口在二零零一年及二零零二年的表現。附錄甲則載有政府各部門提出的意見,以及研究顧問作出的回應。運輸署認為該報告的正文列載了主要的研究結果而該附錄可能載有不成熟的意見及討論,這些資料可能對市民造成混淆。由於報告書的正文已反映所有經同意的意見,因此運輸署並沒有將附錄甲交給投訴人。投訴人在進一步申請提供缺少的附錄甲後,運輸署在檢討有關個案後,向投訴人發出附錄甲。

266. 投訴人於二零零零年四月十九日向申訴專員投訴運輸署並無就天橋興建工程向沙田區議會及立法會的議員提供最新的重要相關資料,而運輸署的職員亦未根據守則的規定,適當地處理投訴人的申請。

267. 運輸署認為,沙田及馬鞍山的地區交通研究及其後就該項計劃進行的交通影響評估,均已顯示有關路口的容車量不足以應付馬鞍山的預期發展。因此,有需要進行該項天橋工程,以解決有關路口的交通問題。在這方面,運輸署已向沙田區議會及立法會的議員,正確反映有關的研究及評估結果。此外,對於被指未根據守則的規定適當地處理投訴人的申請,運輸署亦不予認同。有關未提供附錄甲的原因已在上文列明,而運輸署亦已在投訴人再次提出申請後,向其提供附錄甲。

268. 申訴專員認為,有關該路口容車量的資料對區議會及立法會議員了解該路口潛在交通問題的嚴重程度,相當重要,運輸署亦應在與議員討論該天橋工程期間,向他們提供全面及詳盡的最新資料。申訴專員並認為,附錄甲是交通影響評估報告內不可缺少的一部分,因此應連同報告的正文一併提供投訴人參考。即使運輸署決定不向投訴人提供附錄甲,亦應向投訴人解釋有關原因、上訴渠道及向申訴專員投訴的權利。鑑於上述理由,申訴專員認為投訴成立。

269. 運輸署接受申訴專員的建議,並於二零零一年四月三日向員工發出便箋及附上內務通告第 6/01號《公開資料守則》。該通告更新了有關處理根據守則索取資料的程序。上述便箋並提醒員工須遵守總務通告第 3/97號《民意》內的條文,在諮詢公眾意見時須向區議員提供有關計劃的全面及詳盡資料,包括最新的數據資料。運輸署並安排上述便箋及有關通告每三個月向有關員工傳閱一次。