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一九九九年二月八日,投訴人分別去信市政總署及政府總部,就

186.前市政局決定如何處理先前發給其公司的若干小販牌照的事宜索取資料。 回應投訴人的要求,民政事務局代表政府總部於一九九九年三月

187.二日去信投訴人,表示因沒有他所查詢的資料,故此無法提供協助。投訴人對此感到不滿,認爲民政事務局應該跟進此事,把其要求轉介適當的部門再作處理。他隨後於一九九九年四月十二日去信政府總部表達不滿,並於一九九九年四月二十七日向申訴專員作出投訴。

188.申訴專員認為民政事務局就其未能應投訴人的要求找到 17年前的資料,未必需要負上責任。然而,該局在處理投訴人索取資料的要求和有關的投訴信時,在程序上有一些錯失,以及不必要的延誤。因此,申訴專員認為投訴人對該局的投訴是部分成立的。 民政事務局現已落實申訴專員提出的各項建議,所採取的行動包

189.括:民政事務局已就《公開資料守則》(守則)的行政程序作出檢討。 (a)檢討結果顯示,該套程序已詳細說明於不同情況下所應採用的程序、步驟和作出回應的預定時間,亦已包括按時呈閱和監管的機制,故所涵蓋的範圍已十分全面。基於以上所述,民政事務局認爲無須大幅修訂現行的程序。不過,按時呈閱和監管機制則應予加強,以助員工遵行有關程序。爲達至這個目的,民政事務局已探取下列措施,並把適用者納入行政程序內一(i) 負責個案的文員須備存一本中央登記冊,用以記錄所有索取資料的申請,並須每星期將之送交公開資料主任審閱一次; (ii)公開資料主任須查看中央登記冊,確保有關人員已在作出回應的預定時間內就個案作出回應,並已採取了所有必需的跟進行動; (iii)負責個案的文員須嚴格遵守行政程序內有關按時呈閱中央登記冊的規定; (iv)公開資料主任須在每個個案的檔案上標明“按時呈閱”,以確保所有回覆均按照守則和總務通告第8/97號所訂的作出回應的預定時間內辦妥; (v)如檔案已交付予有關負責人員,公開資料主任須在檔案的錄事欄內提醒該人員必須在規定的時限內作覆,否則便需把檔案歸還,以便其向申請人發出初步回覆;以及(vi)就守則而訂定的行政程序須每六個月傳閱一次; (b) 已安排每六個月傳閱一次總務通告第8/97號,以提醒員工在與市民通信時,須按照既定的程序和時限辦理;以及(c) 民政事務局已於一九九九年十一月十六日發信向投訴人致歉。