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206.投訴人於一九九九年三月九日下午收到差餉物業估價署發出的“徵收差餉及/或地租(連附加費)通知書”(“連附加費通知書”)。該“連附加費通知書”所載的發出日期為一九九九年二月二十三日,而投訴人發現是沒法在一九九九年三月九日的限期前(即發出日期起計14天內)繳款的。於是投訴人於一九九九年三月十日向申訴專員公署提出投訴。

207.根據《差餉條例》及《地租(評估及徵收)條例》的規定,每季的差餉及地租須於該季的第一個月內繳交,逾期即須繳交百分之五的附加費。由於投訴人在有關期限之內(即一九九九年一月三十日或以前)並未繳交同年一至三月季度的差餉及地租,故須繳付百分之五的附加費。因此,差餉物業估價署向投訴人發出“連附加費通知書”。

208.差餉物業估價署於一九九九年二月二十日經郵政署印製有關的“連附加費通知書”。當印製整批“連附加費通知書”時,由於差餉物業估價署最初使用的兩套磁帶的部分資料出現問題,以致部分已經印製的“連附加費通知書” 資料不正確。因此,差餉物業估價署須要求郵政署暫停處理整批“連附加費通知書”。

209.由於當時空白的“連附加費通知書”的存貨只有48000份,故未能安排重新印製整批(約共十萬份)“連附加費通知書”,以便將發出日期全部更新。爲免阻延發出時間及拖慢追收欠款的程序,對於資料正確的“連附加費通知書”,該署決定不以人手更正發出的日期(即一九九九年二月二十三日),而讓郵政署於一九九九年二月二十七至二十八日期間寄出。然而,該署已作出內部安排,把採取追討欠款程序的時間順延,以彌補繳納人損失了的繳款時間。

210.申訴專員認為“連附加費通知書”背頁所載的有關字句,即“除非你在十四天內清繳現應繳的款項,否則本署可向你探取法律行動”,是頗爲嚴重的警告字句,因爲根據一般人的理解,法律行動可以引致嚴重後果。若繳納人未能在該限期內淸繳欠款,他們可能因上述的警告字句而感到不安,擔心差餉物業估價署會對他們採取法律行動。故此,該署是有責任給予繳納人足夠時間繳交欠款的。在事件中,差餉物業估價署因某些資料出現問題而須延違寄出已印製的“連附加費通知書”。由於問題是由該署引起,與投訴人無關,該署理應更正寄給投訴人的“連附加費通知書”的發出日期。雖然差餉物業估價署事後已作出內部安排,把採取追討欠款的時間順延,但投訴人並不知道此事。對投訴人而言,他繳交欠款的時間確實被縮短。有鑑於此,申訴專員認爲這宗投訴是成立的。

211. 因應申訴專員的建議,差餉物業估價署署長已探取下列行動: (a) 於二零零零年四月二十五日發出內部指引,以確保日後若因某些原因須延遲寄出已印製的“連附加費通知書”,該署將視乎情況,考慮採取以下措施一(i)重新印製所有的“連附加費通知書”,印上新的發出日期; (ii)以人手更正發出日期; (ii)印刷單張夾與“連附加費通知書”一併寄出,以更正其發出日期,並通知繳納人,繳款期限將會順延;或(iv)利用印章把正確的日期與順延繳款期限的訊息,印在信封背面,以通知繳納人; (b) 將空白的“連附加費通知書”的存貨量提高,至足夠一鏊個季度的使用,以作備用;以及(c) 於二零零零年四月二十五日向投訴人發出道歉信。