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61. 在一九九一年四月二十四日至一九九六年一月十一日期間,投訴人五度向北區地政處提交更改土地用途及承租人轉名的申請。

62.投訴人於一九九一年四月二十四日提交首份申請,但被北區地政處遺失或誤置。其後,投訴人於一九九三年二月十五日第二次遞交更改土地用途申請。然而,該項申請不獲處理,因爲根據分區計劃大綱圖,當局不能批准該幅土地改作所建議的用途,而且根據當時的政策,當局不能將鄰近該幅土地的政府土地,以新的短期租約形式批給投訴人。

63.一九九四年四月二十六日,投訴人提交第三份申請,要求轉名以其女兒作爲承租人。不過,北區地政處發現,該短期租約的土地將用作儲存雜物,而非開設工廠,故申請再次被拒。

64.一九九四年八月三十一日,北區地政處收到投訴人第四次提交有關更改土地用途及承租人轉名的申請。不過,北區地政處把該封信視為投訴該處在處理另外兩幅鄰近土地時給予優待的信件,所以沒有處理有關申請。一九九六年一月十一日,北區地政處再度收到投訴人第五次要求更改土地用途及承租人轉名的申請。北區地政處將有關申請送交有關部門傳閱後,收到沙田/北區規劃處的反對,原因是建議用途並不符合該“綠化地帶”的規劃意向,而且與四周環境不協調。此外,有一名區議員擔心建議的用途會影響環境。

65.北區地政處於一九九七年八月十四日通知申請人,由於該處人手短缺,已把該宗個案列入輪候名單。該處其後於一九九八年九月二日告知投訴人有關區議員所關注的事宜,並要求投訴人先行解決所有有關的反對,其申請才可獲進一步考慮。

66.一九九八年九月十八日及一九九八年十二月八日,投訴人向北區地政處投訴,指該處遺失他最初在一九九一年四月二十四日提交的申請書,以及延誤及不當地處理他其後提交的申請,並在處理另外兩宗申請個案時給予優待。北區地政處在回覆時指投訴人是於一九九三年二月十五日首次提出更改土地用途的申請,而並非在一九九一年四月二十四日提出申請。此外,該處會要求投訴人先行向城市規劃委員會申請批准,其申請方能獲進一步處理。 申訴專員認為,沒有證據顯示北區地政處在處理首份申請書時失

67.當,而在處理第二份申請書上亦沒有不當的延誤,並已恰當地處理第三份申請書。不過,申訴專員認爲,北區地政處處理第四份申請失當,未有把有關情況通知申請人。至於一九九六年提出的最後一份申請,申訴專員認爲北區地政處處事失當,未有依循部門的正常程序處理與申請有關的反對。申訴專員認為,該處應在較早時候告知投訴人有關規劃的情況,以及該名區議員的意見。申訴專員表示,北區地政處日後應改善處理同類申請的程序。 對於申訴專員提出的建議,北區地政處已採取以下行動:

68. (a)該處人員正積極處理該宗申請,並已簽立短期租約; (b) 於一九九九年五月十七日發信向投訴人致歉; (c) 該處各檔案室已設有按時呈閱登記冊,並採用條碼檔案管理系統以電腦監察檔案往來; (d) 該處已提醒屬下人員須照部門指引及程序處理更改土地用途及承租人轉名的申請,以確保處理手法一致。該處會定期就此事發出辦公室指示;以及(e)該處已提醒屬下人員在處理投訴及反對時,須照內部指引及程序。此外,該處會定期就此事發出辦公室指示。