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25.過去,公司註冊處處長因為行政理由,接納不活動公司根據《公司條例》第291條要求把其名稱自公司登記冊中剔除。

26.這種立場維持不變,直至公司註冊處於一九九七年十二月一日發出的公司註冊處對外通告第6/97號,宣布改變檢控政策。

27.上述通告發出後,公司註冊處發現有需要就“根據第 291 條所提出的要求”澄清新檢控政策所牽涉的問題。該處於是在一九九八年一月五日發出公司註冊處對外通告第1/98號,解釋有關立場。

28.根據第1/98號通告,由一九九八年二月一日起,所有根據第291條提出把公司名稱自公司登記冊中剔除的要求,必須以修訂版本的確認書提出。有關人士並須在確認書第(1段承諾遞交所有周年申報表,直至其公司名稱已確實被剔除。

29.由於根據《公司條例》第344A 條的規定,不活動公司獲豁免遞交周年申報表,因此,該等公司無法遵守現行規定,按上述承諾遞交周年申報表。

30.因此,在公司註冊處改變實際做法後,不活動公司自一九九八年二月一日後再不可以申請將公司名稱自登記冊中剔除。

31.一家不活動公司的董事(投訴人)向申訴專員投訴,指公司註冊處處長不合理地把以往准許不活動公司申請剔除公司名稱的做法改變。他投訴公司註冊處在一九九八年一月五日發出的對外通告第1/98號中,並沒有明確公布更改該項政策。由於公司註冊處拒絕投訴人的公司申請自公司登記冊中剔除名稱,令他感到受屈。 因應申訴專員的建議,公司註冊處已採取或將會採取下列行動:

32. (a) 公司註冊處已檢討其宣傳策略,並會採取下列步驟,以期日後有任何政策上的改變時,會更明確地告知公眾: (i) 向各專業團體及機構發出對外通告; (ii) 在公司註冊處的公眾地方及布告板張貼告示; (ini)透過公司註冊處的櫃台及對外函件派發傳單; (iv) 在5份中文報章及2份英文報章刊登廣告,以通知各商業機構; (v) 派發以中英文印行的小冊子; (vi) 所有公布將會載於公司註冊處的互聯網網頁;以及(vii) 利用互動音頻回答系統的查詢熱線作出公布。 (b) 公司註冊處會採取下列步驟,確保將來落實任何政策上的改變前,該處各組之間必先有充分和有效的聯繫: (i) 成立政策推行督導小組,由公司註冊處處長擔任主席,成員包括各組主管,以監督公司註冊處各組間的協調情況; (ii) 向公司註冊處員工發出內部通告; (ini) 向該處前線員工發出答問指引通告,協助他們回答公眾查詢;以及(iv) 各組主管會以簡介會形式,向屬下員工講解有關事宜。