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389.投訴人為一對夫婦。他們任職醫學界,並為立法會“香港島”地方選區的登記選民。在一九九八年立法會選舉的選民登記運動中,他們獲邀請在醫學界功能界別及醫學界界別分組登記。一九九七年十二月初,選舉事務處按照有關選民登記的規例,分別向二人發出書面通告,請他們在上述功能界別及界別分組登記。他們得悉會獲登記,除非他們在該通告的“回覆部分”表示不同意,並於一九九八年一月十六日或該日前把通告寄抵該處。

390.一九九八年一月二十一日,選舉事務處收到投訴人寄回的通告。 該寄回的通告簽妥的日期是一九九八年一月十九日。投訴人在該通告的“回覆部分”要求選舉事務處更新他們的地址。該寄回的通告已簽署妥當,但表示不同意登記的預印句子卻並未刪除。選舉事務處人員除了應其要求在地方選區的選民登記冊中更新其地址外,又把該回覆當作拒絕在醫學界功能界別及醫學界界別分組登記。因此,二人的名字並未載錄於醫學界功能界別及界別分組的登記冊內。不過,由於他們有關功能界別及界別分組登記的該部分回覆已過了一九九八年一月十六日的限期,因此應不予理會。選舉事務處人員應已把二人的資料載錄於醫學界功能界別及醫學界界別分組的登記冊內。

391. 一九九八年四月二日,投訴人往投票站為界別分組選舉投票時,由於他們的名字並未載於選民登記冊上,故未獲准投票。其後,他們於一九九八年四月十六日致函選舉事務處投訴,指他們無法在界別分組選舉中投票,並要求作出補救。 選舉事務處接獲投訴後,進一步研究有關個案,結果認為投訴人

392.的名字應載錄於登記冊內。選舉事務處立即採取行動,把二人的名字重新載錄於醫學界功能界別及醫學界界別分組的正式登記冊內,以便他們有資格在一九九八年五月二十四日舉行的立法會醫學界功能界別選舉中投票。同時,選舉事務處於一九九八年四月二十二日向投訴人發出覆函。不過,投訴人認為選舉事務處在其覆函中並無承認犯錯,反而暗示有關錯誤在於他們。他們遂向申訴專員投訴選舉事務處。完成調查後,申訴專員的結論為該項投訴成立。

393.申訴專員於一九九八年十一月完成調查工作,調查報告並於一九九八年十一月十三日擬就。申訴專員建議選舉事務處應向投訴人發信致歉。選舉事務處遂於一九九八年十一月二十三日發出一封由總選舉事務主任親筆簽署的函件,向投訴人致歉。

394.同時,選舉事務處提醒所有人員有關遵守工作程序及指引的重要性,以及他們必須對在工作中所犯錯誤向受影響的當事人道歉。