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465.投訴人根據本地專上學生資助計劃(資助計劃),在一九九四/九五至一九九六/九七年間連續三個學年,申請資助。資助計劃規定申請人要通過入息審查,才可獲得資助。由於辦事處人員在處理投訴人一九九四/九五年度申請時,在一個代號上出錯,因而計錯了投訴人應得的津貼金額,多發放款項給投訴人。翌年,在處理投訴人的申請時,在代號上又犯了同一個錯誤,致令投訴人在一九九五至九六年間的資助申請中,所得津貼額又再次多於他原應獲得的津貼。

466. 這個代號上的錯誤一直不被察覺,直至投訴人在一九九六/九七年度再次申請資助時,才被發現。至此,投訴人被請退回過去兩年多支的款額。

467. 投訴人因此投訴辦事處計錯他一九九四/九五和一九九五/九六學年的資助金額。

468. 調查完畢後,申訴專員總結認為投訴有理,此外,他又發現一九九四/九五和一九九五/九六年度處理申請的指引並不清晰,加上負責有關個案的人員不夠仔細,以致計錯了資助額。

469. 申訴專員建議辦事處增加審計和覆對屬下審核人員的工作次數。事實上,辦事處自一九九八年五月重組申請處理組以來,新成立了一個支援小組,俾能更有系統地規劃和處理核對工作,以及為新到任的審核人員提供更有系統的在職訓練。新支援小組的目的在於確保所有負責審核工作的人員都清楚明白評審指引,萬一遇到任何不明確的地方,或者是在代號上或判斷方面可能出錯之處,均可以在發放款額之前發現和改正過來。

470. 此外,辦事處也制定了新的程式,評審申請資助計劃的資格和資助款額,確保計劃更為妥善、公平,更具透明度。新程式已於一九九八/九九學年生效。