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384. 一九九七年八月,投訴人以郵遞方式向屯門地政處提出在政府土地興建小型屋宇的申請。他在翌日發信通知屯門地政處其通訊地址,並在幾日後接獲屯門地政處的通知咭,表示已認收其信件。一個月後,投訴人聯絡屯門地政處要求給予答覆,到了一九九七年十月,他經由兄長收到屯門地政處的通知,要求他聯絡屯門地政處,因為他沒有通知該處其通訊地址。當他聯絡屯門地政處時,才知悉該處沒有收到其有關小型屋宇的申請。一九九七年十月,他向屯門地政處提交一幅位置圖。不過,一九九七年十一月,屯門地政處要求他填寫一份小型屋宇的標準表格,該處才會進一步處理其申請。投訴人感到受屈,因為屯門地政處每次要求他提交一份文件,使其小型屋宇的申請更遲才獲得處理。

385.申訴專員從投訴人提供的認收通知咭得悉,該咭是由屯門地政處的總務室寄往投訴人的通訊地址,以表示收到其興建小型屋宇的申請信。投訴人其後在一九九七年九月曾致函屯門地政處,信內亦沒有寫上通訊地址或電話號碼,但他在信內寫上其兄長的姓名,屯門地政處的地政人員因而得以循此途徑與投訴人聯絡。申訴專員得知屯門地政處的總務室再次向投訴人寄出認收通知咭,表示該署已接獲其在九月寄出的信件。當他在一九九七年十月致電屯門地政處時,才得悉.他需提交一份填妥的標準申請表格和位置圖,投訴人沒有隨同一九九七年十月的來函寄上表格,地政處因此在一九九七年十一月再次提出要求。

386.申訴專員發現屯門地政處各組人員之間欠缺溝通,該處的辦事方式需要改善。申訴專員亦發現地政總署已印備小冊子,指示申請人如何申請小型屋宇,亦訂明申請人必須提交經填妥的標準申請表格及位置圖。投訴人首先有責任提供上述兩類文件。

387. 屯門地政處已就處理市民來信的程序進行調查,調查結果顯示,屯門地政處的總務室一向都有向寄件人發出通知咭,然後把信件送交地政總務室存檔,但不會連同信封一併送交,以免檔案愈來愈厚重。不過,此做法忽視了一點,有時寄件人只在信封而不是在信件內寫上地址。屯門地政處指示總務室須查看寄件人有否在信內寫上地址,如沒有的話,則把信件連信封一併送交地政總務室。總務室承認過往的處理方式有缺點,現正按屯門地政處建議的程序處理信件。