背景

405. 二零一零年六月初,投訴人察覺多天沒有收到郵件。他從郵差處得悉,自該月一日起,郵政署已將寄往其住址(「原地址」)給他的信件轉遞至另一地址。投訴人由於本身並沒有申請郵件轉遞服務,故向申訴專員投訴香港郵政處事欠嚴謹。

406. 郵件轉遞服務申請須以書面提出。申請人前往郵政局辦理手續時,職員會查核其身份證明文件。

407. 郵件轉遞組(「轉遞組」)隨後會向負責派遞郵件到舊地址的郵差查詢派遞情況。如有懷疑,郵差會前往舊地址核實住戶的資料。如舊地址看似空置或有特別情況,郵差須向上級報告,再由上級作實地視察。轉遞組會視結果考慮有關申請。

408. 為防止虛假申請,轉遞組會透過平郵將轉遞服務確認信(「確認信」)正本寄往申請人的新地址,副本則以掛號郵件形式送遞到舊地址。

409. 事涉的郵件轉遞服務申請乃由一名甲先生於二零一零年五月二十日所提出。職員當時核對了其身份證。其後,郵差到「原地址」核實資料時無人應門,以為單位已空置,遂建議署方批准甲先生的申請。數天後,郵差將掛號確認信送遞到「原地址」,但投訴人的妻表示並無甲先生在該地址居住。郵差於是通知轉遞組進。轉遞組職員致電甲先生。後者解釋,「原地址」的住客與他不和,故訛稱他並非住在該處。職員接納其解釋,郵件轉遞服務申請即日生效。

410. 其後,甲先生申請把投訴人包括在郵件轉遞服務內。他並把有投訴人署名的書面申請及投訴人的身份證副本傳真給郵政署。該申請亦獲批准,並於六月一日起生效。

申訴專員的觀察

411. 甲先生申請郵件轉遞服務時,香港郵政職員只核對其身份證,乃按照當時的程序辦事。然而,該程序實有明顯的漏洞。自二零一零年五月二十七日起,郵政署已加以修訂,要求申請人提供舊地址證明文件的正本。

412. 此外,事涉郵差到「原地址」核實資料時只因為無人應門,便建議署方批准甲先生的申請,表示甲先生曾在該地址居住。申訴專員認為,此舉實在率馬虎。

413. 再者,雖然投訴人的妻已向郵差指出「原地址」並無甲先生居住,但轉遞組職員仍輕信甲先生的一面之詞並批准其申請,做法極為兒戲,亦令發出掛號確認信的程序失去作用。

414. 至於甲先生申請把投訴人包括在郵件轉遞服務內,申訴專員公署認為,甲先生似有意盜取投訴人的郵件。香港郵政職員輕易批准了甲先生的申請,可歸咎於該署沒有訂立適當指引,職員因而沒有嚴格審核申請,亦令不法之徒有機可乘。

415. 綜觀香港郵政於上述各方面的不足之處,申訴專員認為這宗投訴成立。

當局的回應

416. 香港郵政接納申訴專員提出的所有建議,並已: (a) 收緊《香港郵政規則》的規定,訂明如派遞郵差無法確定申請人是否在該址居住,以及是否已遷離舊址,應向物業管理處查詢,然後向主管報告,以便進一步查核; (b) 在《香港郵政規則》內列入正式程序,說明如何處理有關加入新申請人的要求。根據正式程序,如要加入新申請人,應由主要申請人提出書面要求,並提供有關參考編號以及舊地址和轉遞地址。每名新申請人亦必須在申請表格上簽署及填寫個人資料,並附上其身分證明文件副本。為加強保障,郵政署會向每名新申請人發出確認信,以普通郵件方式寄往轉遞地址,另一副本則以掛號郵件方式寄往舊地址,以核實申請;以及(c) 就核實轉遞服務申請和處理加入新申請人要求發出指引,並每季定期向有關職員講解上述指引。