背景

53. 二零零七年四月,投訴人向公司註冊處投訴一間有限公司(「甲公司」)並無向公司註冊處提交二零零六年度的「周年申報表」(表格「 R1」)及「註冊辦事處座落地點通知書」(「表格 R1」),有違反《公司條例》之嫌。公司註冊處於七月回覆投訴人,表示已去信提示甲公司的董事呈交表格。投訴人認為公司註冊處在回覆承諾會在該公司的董事辭職時通知他。

54. 二零零九年二月,投訴人獲悉公司註冊處已登記其一名董事的「辭職通知書」(「表格 D4」)。二零零九年四月,甲公司所有董事均聲稱已辭職,但並非所有董事都有呈交表格 D4,因此,投訴人在二零零九年四月再向公司註冊處投訴。

55. 二零零九年五月,投訴人提供了失去聯絡的董事的兩個地址。不過,投訴人認為公司註冊處未有進及未有透過該等地址聯絡有關董事。

56. 投訴人認為,公司註冊處沒有妥善進他的投訴,並違反承諾,在收到其一位董事的表格 D4後,沒有通知他。投訴人亦不滿公司註冊處沒有進甲公司欠交其後年度(即二零零七、二零零八及二零零九年度)的表格 AR1。

申訴專員的觀察

57. 申訴專員認為,公司註冊處就甲公司欠交二零零六年度表格AR1,在十七個月內發出十二封催辦信,無一有回音,但仍然沒有採取進一步行動,是有延誤。公司註冊處後來在二零零九年已提出檢控,而甲公司亦已被定罪。

58. 公司註冊處在二零零七年八月向甲公司退回資料不完整的二零零六年表格 AR1後,多次催促甲公司交回已修正的二零零六年表格 AR1,但直至二零零九年三月二十三日,才首次催促甲公司提交二零零七及二零零八年度的表格 AR1。申訴專員認為公司註冊處職員在進投訴時對其他未提交的表格不加理會,實有欠積極。

59. 申訴專員認為公司註冊處在二零零七年七月向投訴人發出的回覆內容,確會令收件人認為公司註冊處亦會通知他董事辭職的進展。因此,申訴專員認為公司註冊處日後須留意行文清晰,以免引起誤會。

60. 投訴人提供的兩個地址,是舊有資料,對事件並無幫助。不過,申訴專員認為公司註冊處若能說明不透露去信該兩個地址的信件有否被接收的原因,或可避免誤會。

61. 另外,投訴人再於二零一零年三月二日去信申訴專員,不滿公司註冊處向他表示正考慮剔除甲公司的註冊。申訴專員得悉,公司註冊處已於二零一零年四月八日通知投訴人,由於投訴人提出反對,公司註冊處暫時擱置對甲公司的剔除行動。申訴專員認為,在此個案,公司註冊處已按其職份,對甲公司採取相應的進行動。

62. 總括而言,申訴專員認為,這宗投訴部分成立。

當局的回應

63. 公司註冊處接納申訴專員的建議,並已採取以措施: (a) 公司註冊處已將新製備的行事清單作為文件範本,加入處理文件的電腦系統,以便職員在處理涉嫌違反《公司條例》的投訴個案參照; (b) 為加深職員對處理違反《公司條例》投訴的程序的理解,公司註冊處已與所有負責監察違反《公司條例》投訴個案的一級公司註冊主任舉行內部會議,分析及檢討處理投訴的程序,並再次向所有負責處理違反《公司條例》投訴的職員闡釋處理投訴的程序的要點,以及介紹行事清單的概念及運作。公司註冊處會定期為職員準備有關的培訓複習課程及經驗分享,以提升職員的警覺性和確保投訴個案得到適當的處理; (c) 公司註冊處已改善處理投訴個案的監管機制。公司註冊處文件註冊組(「文件註冊組」)已由二零一零年四月開始,每月製備一份投訴個案的列表,並對已處理超過六個月但仍未結案的簡單投訴個案,定期作出檢討。文件註冊組的主管亦會抽樣檢查投訴個案,以確保整套監管機制的正常運作;以及(d) 公司註冊處發出的內部通告已說明職員在處理違反《公司條例》的投訴時,除了集調查投訴的事項外,亦須要檢視涉案公司是否有其他違規行為。為確保職員能更清晰及更有效地處理投訴個案,文件註冊組已於二零一零年三月發出新的處理投訴個案指引,並已舉辦課程讓職員熟悉該新指引的內容。公司註冊處會定期覆檢指引,以作適時更新。