背景

221. 二零零八年六月二十七日,保護堅地道小組 「小組」) 向申訴專員投訴,指規劃署拒絕提供城市規劃委員會 「城規會」 的會議記錄。小組所索取的會議記錄屬機密類別,並與一九八九年十一月的一次會議有關。在該會議上,城規會決定: (a) 在規劃許可附加標準條件,要求所有永久發展項目在限期內 一般為兩年 展開;以及(b) 建築圖則獲得批准,便可視為發展計劃已經展開,並以此作為一般指引。

222. 二零零八年四月二十二日,小組去信城規會秘書,要求提供上述會議記錄。城規會秘書在二零零八年六月十六日拒絕此要求,理由是「一九八九年十一月的相關城規會會議記錄屬於機密,此不能提供」。城規會秘書亦告知小組,城規會於一九八九年十一月對有關事項所作的決定,其摘要已納入向公眾展示的相關城規會規劃指引內。

223. 二零零八年六月二十七日,小組又向持有該會議紀錄副本的規劃署提出有關要求。規劃署在二零零八年七月十四日拒絕有關要求,理由與城規會秘書提出的相同。

224. 二零零八年七月二十二日,申訴專員把小組的投訴通知規劃署,並要求規劃署對其查訊作出回應。

225. 二零零八年十一月四日,申訴專員決定展開全面調查,以便更深入地審查有關事宜。

226. 在申訴專員展開進一步的查訊後,規劃署作出解釋,指城規會於一九八九年十一月對有關事項所作的決定,其摘要已納入向公眾展示的相關城規會規劃指引內,此並有充分的公眾利益理由,支持公開相關的會議記錄。規劃署進一步解釋,當城規會秘書處按照城規會的常規和指引處理公眾查詢,秘書處便有必要把所有公眾查詢提交城規會討論,再者,向城規會提交每項查詢亦不切實可行。有關的會議記錄已被列為「機密」類別。此,城規會秘書拒絕小組的要求而有諮詢城規會,規劃署也採取相同的做法。

227. 基於申訴專員的堅決要求,城規會秘書於二零零八年十二月三日和十二日就小組的要求諮詢城規會。在考慮法律意見後,城規會在二零零八年十二月十二日確認有關的會議記錄不應公開。城規會的一貫做法,是不公開載有受法律專業保密權保護的法律意見的文件和會議記錄。而有關的做法在一九八九年十一月的會議前已沿用。

申訴專員的觀察

228. 申訴專員表示,由於城規會確認有關的會議記錄上述理由而不應公開,此規劃署明顯無法答允小組的要求。不,申訴專員認為,規劃署不注重其身為政府部門是須受《公開資料守則》的精神和原則所規管,並不恰當。再者,規劃署在回覆小組時,只是份簡單地重複城規會秘書拒絕小組索取會議記錄要求的理由,而有核實城規會是否仍想維持會議記錄的機密性質。

229. 申訴專員同意,城規會秘書無必要把所有公眾查詢或要求提交城規會作決定。但是,城規會秘書亦不能自認為在所有事宜上代表城規會。 在本個案中,由於規劃署持有被索取的資料,同時又為城規會提供秘書處的服務,此該署應諮詢資料的真正擁有者,即城規會。

230. 由於規劃署在處理小組索取城規會會議記錄的要求時,有全面考慮《公開資料守則》的要求,此申訴專員認為這項投訴部分成立。

當局的回應

231. 規劃署接納申訴專員的建議,在處理索取資料時,會謹慎遵從《公開資料守則》的條文和精神。