背景

71. 屋宇處及食物環境衞生署 「食環署」) 的合辦事處 「辦處」)於二零零六年六月接獲滲水投訴,經多次測試後找到滲水源頭,遂於二零零八年二月十八日去信要求投訴人維修浴室地台。

72. 投訴人指辦處拒絶提供有關其住所滲水投訴的測試報告。由於負責職員已離職,辦處無法證實有否收投訴人的電話要求。至於投訴人於二零零八年四月十日提交的書面要求,該處最初表示有收到。 不,公署查核該處傳真機的收件記錄,發現投訴人確曾傳真信件。其後,辦處承認信件不知所終。

73. 於二零零八年七月二十二日,公署把該信再次傳真給辦處 屋宇署 ,要求該處處理投訴人的書面要求。該處指滲水調查報告屬《公開資料守則》第 2.10段所述的內部討論及意見,故不會披露。但認為該處二零零八年二月十八日的信,已提供調查摘要和結果。

74. 辦處 屋宇署 重申「滲水調查報告」內容載有測試的資料、事單位的內部情況、調查人員的專業分析及一些個人資料。辦處 屋宇署 認為,滲水調查報告是辦處的內部文件,而不會提供,但會把調查結果通知有關人士,以便進行維修。並指報告內的工程和測量專業詞彙,一般人未必理解,容易引起誤會,也無助維修。

申訴專員的觀察

75. 《公開資料守則》的原意和精神,在於盡量公開,讓施政得以透明,並重市民的知情權。此,拒絕披露資料是重要決定,需由高層人員審慎考慮,確定資料屬守則第 2部的範疇,才可作決。而且,必須根據守則訂立的程序,向索取資料的市民加以解釋。

76. 公署無意,亦不能代辦處決定應否披露滲水調查報告。公署關注的,是該處處理此事的態度,是否符合《公開資料守則》的原意和精神。

77. 投訴人的電話要求,或許難以查證,但四月十日的信,證據確鑿。 辦處顯然遺失該信,卻辯稱有收到;而於二零零八年七月二十二日從公署再收到該信後,仍不以書面回覆投訴人。如此處事態度,實嫌疏漏散漫,令人難以接受。

78. 辦處 屋宇署 曾引用《公開資料守則》第 2.10段,作為拒絕披露的理由。然而,公署認為,引用這段並不適合。報告內無疑載有調查人員的專業分析,但若指披露會妨礙政府內部的坦率討論,則毫無根據,令人費解。

79. 辦處 屋宇署 曾向公署提出其他理由,但並無引用守則第 2部。就該處至今竟然仍不明白,若要拒絕提供資料,必須是基於守則第2部所列出的理由,實令人困惑。其實,如此做法,雖符合屋宇署的內部指引,卻違反守則的要求,亦令人不明被拒絕的理據,而難以據理反駁。簡言之,署方的指引及行事實與守則的精神背道而馳。

80. 此外,辦處 屋宇署 拒絕投訴人索取報告的要求前,並未諮詢屋宇署的公開資料主任或要求長級人員決定,處理極不妥善。

81. 辦處有按守則的精神處理投訴人的訴求,而且處事疏忽散漫。此,投訴成立。

當局的回應

82. 屋宇署及食環署接納申訴專員的建議,並已 將採取以下措施: (a) 辦處 屋宇署 已於二零零八年十月二十九日致函投訴人,就辦處未有妥善處理投訴人索取資料的要求及遺失其信件,作出書面道歉; (b) 辦處已檢討收發及存檔傳真文件的程序,確保適當地處理傳真文件;亦已提醒職員,有關市民的來函,須按照現時部門指引,適時回覆; (c) 屋宇署已根據《公開資料守則》的規定及內部指引,鑑定可以發放的部份及把有關資料發放給投訴人;及(d) 屋宇署現正檢討有關《公開資料守則》的內部指引,並已諮詢法律意見和有關方面的意見。屋宇署正考慮收到的意見,並會適當地進一步修訂該內部指引。