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署在他居住的大廈拍攝的照片及相關的信件副本

背景

44. 二零零七年中,投訴人居住的大廈進行維修工程。同年十二月三日,他向屋宇署投訴維修棚架拉索繫於晾衣架上,有欠安全。同日,該署派員到大廈視察,並拍下照片以便跟進。

45. 二零零七年十二月二十日,投訴人在大廈範圍內滑倒受傷,要求消防處到場調查大廈消防安全問題及在後樓梯拍照。二零零八年一月三日,投訴人以書面要求屋宇署及消防處提供在該大廈拍得的照片及有關部門與大廈的業主立案法團的往來文件的副本。。

46. 二零零八年一月十日,屋宇署向投訴人覆稱,「由於你所要求提供相關的記錄相片屬本署內部文件,故未能應你所請提供有關文件」。

47. 消防處則認為投訴人在二零零八年一月三日的信件中有明確提出索取有關後樓梯的照片的要求,並於隨後發出一封有夾附任何相片或往來文件的回覆。在二零零八年二月十三日,投訴人向申訴專員對屋宇署及消防處作出投訴。

48. 投訴人於二零零八年二月十八日在消防處總部和消防人員會面時再次要求索取有關照片。由於投訴人在二零零七年十二月二十日致消防處函中,曾表示法團主席應為他滑倒受傷一事負責。此,消防處相信,他索取的照片會用於他與法團之間的民事訴訟。在二零零八年二月二十二日,消防處通知投訴人,表示會就他的要求諮詢律政司。在確認於法律上容許處方滿足投訴人的要求後,消防處於二零零八年三月二十八日將照片寄給投訴人。

49. 消防處再次翻查檔案及於二零零八年六月二日致電投訴人,解他取得消防處與法團的往來信件的要求,確定他索取的是該處發給法團的消除火警危險通知書及勸諭信。消防處就發放所需文件的要求諮詢律政司,在確認於法律上容許處方滿足投訴人的要求後,消防處分別於二零零八年六月三日及八月二十八日將兩份通知書的副本,以及勸諭信寄給投訴人。 申訴專員的觀察 – 屋宇署

50. 有關二零零八年一月三日索取有關資料的要求,《守則》是為體現政府盡量將其管有的資料公開的政策而制定,《守則指引》引言第 v)段列明..「部門對發放資料應持正面態度..除非持有《守則》第 2部的特別理由,否則基本上應發放資料。」

51. 屋宇署於二零零八年一月十日貿然以「內部文件」為由,拒絕向投訴人提供照片,但事實上,「內部文件」並非《公開資料守則》第 2部所列的特別理由。此,該署的決定顯然不符《守則指引》要求盡量公開資料的規定。

52. 此外,屋宇署援引其內部指引其中一段,指由於投訴人有指明是根據《守則》索取照片,屬「一般資料」的要求,故該署無須按《守則》考慮他的要求。然而,該段指引的原文是「有關人員不應把每項索取資料或提供意見的要求,均視作根據《守則》提出的正式要求。 如有疑問,有關人員應把要求視作非正式要求,不應堅持索取資料者根據《守則》提出正式申請,而應經常地以盡快及樂意幫忙的方式提供資料。」

53. 意思是說,職員不應要求索取資料者必須提出正式申請,而應盡可能以便捷的方式提供資料。申訴專員認為,屋宇署嚴重地曲解其內部指引,此,其論據亦不能成立。

54. 事實上,根據《守則指引》引言第 iv)段,部門可將資料要求分為「有指明按《守則》提出」及「有指明按《守則》提出」兩類,以便內部監察;然而「部門應以同一基礎考慮上述兩類要求。不論索取資料者有否指明是按《守則》提出要求,部門都應按《守則》的條文考慮應否提供資料。」

55. 由此可見,屋宇署的決定更違反《守則指引》的規定..非按《守則》提出的要求,實應同樣處理。

56. 至於屋宇署內部指引的另一段指,在一般情況下,該署無須提醒索取資料者有權要求該署內部覆檢及向申訴專員投訴,《守則指引》第

2.1.2段其實已訂明,政府部門如拒絕提供資料,應告知索取資料者.. (a) 《守則》第 2部的有關條文以解釋拒絕要求的原; (b) 向部門提出內部覆檢的程序;及(c) 向申訴專員提出投訴的途徑。

57. 申訴專員認為,屋宇署內部指引明顯與《守則指引》不符,該署須立刻修訂,務求完全配合《守則指引》的規定。該署絕不能為避免索取資料者上訴或投訴,而不告知他們有關道。

58. 經細閱屋宇署內部討論記錄,申訴專員亦發現屋宇署對《守則》第 2.6(b)及 c)段不求甚解,更有分析若披露公眾地方取得的客觀照片記錄,是否真的會令「公正裁決受到傷害」或影響調查工作。

59. 綜合而言,屋宇署拒絕投訴人的資料要求,所持的理據俱似是而非,不但反映該署對《守則》嚴重誤解,審批資料要求時欠缺深思熟慮,更充分表露署方對公開資料所持的負面態度,有違政府的高透明度政策。

60. 有關二零零八年四月十七日重申的資料要求,申訴專員細閱屋宇署檔案後證實,屋宇署是在獲悉消防處已按法律意見把該處的照片寄給投訴人後,再翻查該署於二零零二年就類似個案取得的法律意見,最後才決定亦向投訴人提供照片。

61. 申訴專員認為,屋宇署既對《守則》認識不足,未能及早醒覺須否索取法律意見,更有汲取經驗,造成廢時失事。其實該署應該設定程序,把每類已發放的資料列作通常可披露的資料,以避免須就同類的資料每次作個別考慮。

62. 經多月糾纏,當屋宇署知悉投訴人索取甚麽照片,亦已決定提供後,卻又要求他先填妥表格,正式申請。申訴專員認為,如此手法於官僚刻板,實非必要。

63. 屋宇署辯稱,要求投訴人正式申請,是為確定其所索取資料的詳情。然而,申訴專員經翻查屋宇署檔案後證實,屋宇署在二零零七年十二月三日在事大廈拍得維修棚架拉索繫於晾衣架上的照片 亦即投訴人要求的照片 只有三張。事實上,該署在二零零八年六月二日致投訴人函中,亦清楚表示可提供其中哪兩張照片。此,申訴專員認為,屋宇署的辯解純屬砌詞。

64. 屋宇署既已同意提供照片,卻又就其用途施加限制。申訴專員認為,這實屬不應。

65. 《守則指引》第 1.9.2及 1.10.2段已訂明「 部門不應基於市民索取資料的目的或索取者拒絕透露其目的,而拒絕提供全部或部分其所索取的資料。」

66. 既然如此,政府部門在提供資料時,也不應限制其用途。屋宇署若對此仍有法律上的疑問,便應再諮詢律政司。

67. 誠然,投訴人二零零八年一月三日致屋宇署的函件內文,並有指明欲索取該署與法團的往來文件。然而,該函標題為「有關索償相片及書信事宜」,內文亦提及「貴處能否依據「公開資料守則」... 遞交給我」。 申訴專員認為,本着服務精神,該署理應主動詢問,解其需要及提供協助。 申訴專員的觀察 – 消防處

68. 投訴人二零零八年一月三日致消防處函件的標題為「索償照片及書信事宜」,內文亦提及「 相片及書信往來 」,但消防處卻分別在二零零八年二月二十二日及六月二日才向他解他欲索取的是甚麼資料。 此認為該處在回應投訴人的要求上有欠積極,且有延誤。然而,消防處在清楚解投訴人的需要後,已在短時間內做出回應。

69. 基於上述考慮,申訴專員認為對消防處的投訴部分成立。

當局的回應

70. 屋宇署及消防處接納申訴專員的建議,並已 將採取以下措施: (a) 屋宇署於二零零八年四月三日及二十三日向投訴人發信解釋有關索取資料的程序。投訴人隨後辦妥申請手續 包括繳交有關款項 並已取得有關照片副本; (b) 該署為解投訴人於二零零八年一月三日信件的標題中所提及「索償書信」的要求,已致電投訴人解他需要的資料。投訴人表示由於法團早前拒絶交出大廈維修前顧問公司提交的工程評估書,而他得悉法團曾將該評估的副本交于屋宇署「改善樓宇安全綜合貸款計劃小組」 簡稱「貸款組」 作申請維修貸款之用,此他希望從屋宇署獲得有關文件。投訴人隨後辦妥申請手續,屋宇署貸款組已根據《公開資料守則》及相關程序處理有關申請; (c) 屋宇署現正檢討有關《公開資料守則》的內部指引,並已諮詢法律意見和有關方面的意見。屋宇署正考慮收到的意見,並會適當地進一步修訂該內部指引; (d) 屋宇署已將建議納入部門培訓及發展計劃,提高職員對《守則》及內部指引的認識;及(e) 消防處已修改處理詢問及不清晰的資料要求時的程序。