背景

31. 屋宇處及食物環境衞生署 「食環署」) 的合辦事處 「辦處」)曾派員到投訴人的單位,進行滲水測試。辦處 沙田分處 的食環署人員於二零零七年七月三十日接獲投訴人索取資料的要求後,個案已轉介區域辦處兩個多月,且估計投訴人要求的是滲水調查報告,而不是滲水化驗報告,遂把投訴人的要求轉介區域辦處。

32. 區域辦處的屋宇署人員收到轉介後,於二零零七年八月十日口頭回覆投訴人,解釋辦處的調查程序及表示不會提供滲水調查報告。 該處於二零零七年八月十三日發認收信後,於二零零七年十月二十三日收到顧問公司的報告,但直至二零零八年二月二十九日才發信通知投訴人調查摘要和結果,並給予理由拒絕投訴人索取報告的要求。

33. 屋宇署解釋,人事變動及職員流失,需要較長時間回覆投訴人。屋宇署表示,若滲水化驗報告的部份內容不及個人資料或專業分析,方可披露。但滲水調查報告屬守則第 2.10段所述的資料,此不會披露,而只會提供調查摘要和結果,讓有關人士解導致滲水的原,安排維修。

申訴專員的觀察

34. 申訴專員認為如果沙田分處的人員在當時主動絡投訴人,解釋辦處可以提供滲水化驗報告,並在完成調查後提供調查摘要及結果,投訴人未必會心存不滿。

35. 申訴專員知悉區域辦處的屋宇署人員在八月十日收到轉介後,隨即致電投訴人,解釋其工序及立場。然而,在收到顧問公司的報告四個多月後才發信回覆投訴人,實有延誤。

36. 另一方面,區域辦處的屋宇署人員拒絕投訴人索取報告的要求,有諮詢屋宇署的公開資料主任,有由長級人員決定,有提供守則第 2部列載的理由,以及有提供覆檢及投訴的道。申訴專員認為處理實極不妥善。

37. 按屋宇署的內部指引,如索取資料非以正式表格提出,負責處理申請的職員則不必列出守則有關的段落號或覆檢道。此做法無助於處理申請的職員釐清其拒絕索取資料的理據是否符合守則的要求,亦阻礙申請資料的市民清楚理解該署的決定是否合理和應否提出覆檢。

38. 以此案為例,部分該署所持的理由甚為含糊,例如..指報告含滲水測試的資料、屬內部文件等。這不屬守則第 2部的範疇,亦此根本不構成拒絕披露的理據。而指報告含調查人員的專業分析,是否擬引用守則第 2部第 2.10段;指報告含事單位的內部情況及個人資料,是否擬引用守則第 2部第 2.15段,亦不清楚。如此做法,令申請人不明被拒絕的理據,此即使不滿,亦難以據理反駁,實與守則的精神背道而馳。

39. 申訴專員此建議屋宇署必須修訂部門指引,提示職員在拒絕發放資料時,列出守則有關的段落號及提供覆檢的道。並且,更須注意守則的原意和精神..實在於盡量公開,讓施政得以透明,重市民的知情權。

40. 此外,屋宇署回覆投訴人時,有引用守則的有關段落;但回覆公署時,則引用守則第 2部第 2.10段。然而,引用這段並不適合。報告內無疑載有調查人員的專業分析,但若指披露會妨礙政府內部的坦率討論,則毫無根據,令人費解。

41. 另外,即使不能披露整份報告,投訴人要求發放的只是在其單位進行測試的報告及色粉位置,使能知情而進行維修,實為負責且積極業主之表現。此,屋宇署應襄助而起碼發放有關資料。事實上,辦處後來 二零零八年三月十二日 已發出內部工作指引,表示該處雖不會發放調查報告的全部,但會應情況考慮、摘錄報告有關部分。

42. 綜合而言,申訴專員認為這宗投訴成立。

當局的回應

43. 屋宇署及食環署接納申訴專員的建議,並已/將採取以下措施: (a) 屋宇署已於二零零八年十月八日去信向投訴人致歉; (b) 屋宇署於二零零八年十月八日給投訴人的信件中,邀請投訴人就其索取調查報告副本的要求填寫索取資料表格,並說明屋宇署會根據《公開資料守則》發放適當資料,而申請人須就複印所要求的資料繳付費用。投訴人最後撤銷其要求;及(c) 屋宇署現正檢討有關《公開資料守則》的內部指引,並已諮詢法律意見和有關方面的意見。屋宇署正考慮收到的意見,並會適當地進一步修訂該內部指引。