背景

116. 投訴人指郵政署將公共郵箱設置在鄰近其居所的私人屋苑內,而不設於屋苑外的街道上,以致非該屋苑住戶及附近居民不能使用。

117. 私人屋苑或土地的業主或管理公司可申請設置「私人投寄信箱」,但須負責購買、安裝及維修保養的費用,以及事前必須取得郵政署的批准,始可在指定地點設置郵箱。

118. 郵政署曾接到某私人屋苑管理處的來信,要求在屋苑附近設置郵箱,該署遂派職員到現場視察區內郵政設施的情況。鑑於從該屋苑步行至最近的公共郵箱只要六至八分鐘,該署認同為無需在屋苑附近增設郵箱。不過,由於事涉屋苑的管理處承諾會負責各項費用,該署同意在該屋苑範圍內設置「私人投寄信箱」,只供屋苑居民使用,而該署亦可藉此減省郵政設施的開支。

119. 郵政署設置「私人投寄信箱」條款規定,申請機構須在郵箱貼上告示,說明郵箱為私人性質。然而,由於該署職員疏忽,在提供收件服務前,並未要求屋苑管理處在該郵箱貼上有關告示,因而令投訴人誤會事涉郵箱為公共投寄信箱。為免再發生誤會,郵政署已安排張貼有關告示。

120. 此外,該署沒有把批准在事涉屋苑增設郵箱的理據記錄在案。有關文件記錄至為重要,出現遺漏實屬不妥。

申訴專員的觀察

121. 申訴專員調查發現,郵政署沒有就全港各「私人投寄信箱」的收件服務收取任何費用。初期這類郵箱的數目不多,提供收件服務涉及的額外財政負擔不大。然而,購買及安裝郵箱的費用只屬一次過的資本開支,而維修保養費用亦佔總支出不多。郵政署在設置「私人投寄信箱」時,理應着眼於收件的費用,因為所涉及的經常性營運開支須由郵政署單方面承擔。

122. 申訴專員留意到,郵政署當初認為根本無需在屋苑附近增設公共郵箱,只因事涉屋苑管理處要求,該署才在屋苑內設置「私人投寄信箱」。 因此,儘管上述經常性營運開支或未對該署構成負擔,但無可否認,這類郵箱是純為方便屋苑住戶的額外服務。該署若不收取任何收件費用,則是變相以公帑補貼由此而產生的額外開支,偏離了「用者自付」的原則,難免令人感到不公。

123. 郵政署根據有關準則及其他考慮因素,審批設置郵箱的申請,除了記錄及備存檔案方面必須改善外,處理申請程序並無不妥。但是,對於這個只供居屋苑住戶使用的「私人投寄信箱」,該署並沒有就所提供的收件服務徵收費用。該署對此缺乏周詳計劃及長遠考慮,亦未能確保公帑運用得宜。

124. 有鑑於此,申訴專員認為,這宗投訴部分成立。

當局的回應

125. 郵政署已經接納申訴專員的建議,並已採取以下措施: (a) 郵政署已向所有負責處理設置郵箱申請的職員發出修訂指引,提醒他們在處理每宗申請時,必須清楚記錄各重要事項及作出有關決定的理據,並確保檔案記錄備存妥當,以便更準確地評估增設或遷移郵箱的可行性。此外,郵政署已安排定期檢查有關檔案及記錄是否已備存妥當,以確保上述安排得以切實執行; (b) 經檢討「私人投寄信箱」的政策後,為免令人覺得郵政署在提供公共郵政服務存有不公平情況,郵政署為公眾人士無法使用的郵箱所提供的收件服務,將不再視為公共郵政服務。日後在提供此等收件服務時,郵政署將按個別個案考慮,並會根據商業原則徵收費用。至於公眾人士無法使用的現有郵箱,郵政署會給予為期一年的寬限期,之後便會開始徵收商業收費。為此,郵政署已致函通知這些「私人投寄信箱」 共十七個 的箱主,表示郵政署將由二零零八年九月一日起向他們徵收費用。在給予通知及再作商討後,其中 5個箱主已安排其郵箱開放給公眾人士使用。其餘 12個郵箱的收件服務已被終止。 郵政署曾按照既定準則及最新情況 包括有關地區的服務需求 ,檢討該 12個郵箱附近一帶對郵箱的需求。該檢討認同其中 10個郵箱所在地區有需要設立新郵箱供公眾使用。在有關「私人投寄信箱」的收件服務終止後,郵政署已於這些地區提供臨時郵箱,直至新郵箱的安裝工程完成。 在處理有關設置公眾人士無法使用的「私人投寄信箱」的新申請時,郵政署會根據商業原則按個別個案考慮。郵政署亦會繼續按時檢討改善措施的成效,確保公帑運用得宜。